Algemene voorwaarden zijn handig omdat ze in ons rechtsverkeer erg aanvaard zijn. Daarom worden ze in het zakelijk verkeer ook zo breed toegepast. Maar zijn algemene voorwaarden altijd van toepassing? Wel zodra ze geldig zijn overlegd én niet onredelijk bezwarend zijn. Deze blog legt uit hoe u uw voorwaarden geldig overlegt.
Bij de manier van overlegging van uw voorwaarden is er een onderscheid tussen partijen waar u éénmalig zaken mee doet en partijen met wie u al jaren zaken doet of in de komende jaren veelvuldig zaken zult doen.
De eerste categorie: nieuwe contractspartijen.
Bij een nieuwe klant hanteert u algemene verkoopvoorwaarden en bij een nieuwe leverancier wilt u waarschijnlijk dat uw algemene inkoopvoorwaarden zullen gelden op alle producten of diensten die hij aan u levert. Wanneer dient u uw voorwaarden nu te overleggen?
Antwoord: zo snel mogelijk, en ten laatste op het ogenblik dat u met die partij de overeenkomst sluit. Dat betekent; bij klanten stuurt u uw algemene verkoop- of leveringsvoorwaarden het beste mee met uw offerte. Bij leveranciers stuurt u uw voorwaarden op het ogenblik dat u vraagt om een offerte of op het ogenblik dat u uw opdrachtbevestiging verstuurt.
Overlegt u uw voorwaarden per e-mail: voeg ze dan als Pdf en wijs er op in uw mail.
Tip: Wilt u slechts een hyperlink opnemen naar de pagina waar uw voorwaarden online te vinden zijn, zorg er dan voor dat ze daar heel eenvoudig zijn te printen of te downloaden. In ieder geval moet uw nieuwe contractspartij uw voorwaarden kunnen opslaan/printen zodat hij ze ook later nog kan inkijken.
De tweede categorie: vaste contractspartijen.
Algemene voorwaarden dienen slechts één keer te worden overlegd. Indien dat de eerste keer geldig gebeurt (zoals hierboven omschreven), dan kan u alle volgende keren simpelweg verwijzen naar uw voorwaarden. Let wel: vergeet die verwijzing niet. Vermeld in elke offerte of factuur of begeleidende mail met betrekking tot een nieuwe opdracht dat ook hierop uw algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Overlegging van voorwaarden is dus essentieel om ze van toepassing te maken op een deal.
Ook breed toegepaste en bekende voorwaarden zoals de FENIT of ICT OFFICE Voorwaarden zijn niet geldig overlegd indien u enkel volstaat met `De FENIT voorwaarden zijn van toepassing` in uw mail of op uw offerte/opdrachtbevestiging. U dient er zelf voor te zorgen dat uw wederpartij een kopie krijgt, in PDF-vorm of op papier. Doet u dat niet, dan kan uw contractspartij ze eenvoudig van tafel krijgen en vervalt uw mogelijkheid om u er op te beroepen.
Algemene voorwaarden veranderen bovendien wel eens inhoudelijk door een update. Ook uw algemene voorwaarden. Bij elke update kunt u uw voorwaarden het beste opnieuw bezorgen aan al uw contractspartijen.
Tip: Om bewijsproblemen omtrent de vraag welke versie van uw algemene voorwaarden van toepassing is, te vermijden, is het handig om digitale voorwaarden te voorzien van een datum- of tijdsaanduiding.
Met onze generatoren op JuriDox.nl maakt u eenvoudig zelf algemene voorwaarden.
