Een alsmaar toenemende stroom aan bezwaarschriften vanwege een complex bestuurlijk dossier of piekbelasting met verzoeken door de invoer van nieuwe wetgeving. Voor veel bestuursorganen is dit regelmatig aan de orde van de dag. Vaak is de eerste gedachte: een paar mannetjes erbij en dan komt het goed. Uit de praktijk blijkt echter dat het meer is dan enkel opschalen in personeel. Om grip te houden op zaken is het van belang ook aandacht te besteden aan het beheer van de juridische werkprocessen en procedures. Dit geldt natuurlijk niet enkel als er sprake is van een toenemende stroom aan nieuwe procedures, maar is ook relevant bij de dagelijkse sturing door managers van juridische afdelingen of werkprocessen.
Ambtenaren worden geconfronteerd met een overweldigend aantal dossiers en een hoog volume aan procedures die binnen strikte wettelijke termijnen moeten worden afgehandeld. De coördinatie en efficiëntie wordt verder bemoeilijkt door het feit dat veel medewerkers vaak een rol spelen in deze processen. In deze context wordt de noodzaak om technologische oplossingen te integreren steeds urgenter. Hoewel verschillende innovaties denkbaar zijn, verkennen we in deze blog de technologie die ervoor zorgt dat je grip houdt en organisaties voorziet van sturingsmechanismen. Tijdens deze blog refereren we aan een klantcase waarbij technologie voor grip heeft gezorgd.
Wat is sturingsinformatie en waarom is het relevant
Bestuursorganen voeren juridische procedures uit op basis van de Algemene wet bestuursrecht ('Awb'). Op basis van deze inhoudelijke wetgeving kunnen vervolgens procedures gevoerd worden, bijvoorbeeld over aangevraagde vergunningen of subsidies. Hoewel individuele gevallen uniek zijn, zijn juridische processen in de praktijk vaak uniform ingericht. Organisaties hebben in de praktijk al regelmatig gekozen om processtappen te identificeren, vaak aan de hand van procesmapping.
Bestuursrechtelijke procedures doorlopen vervolgens deze stappen. Ieder dossier staat dan ook enige tijd in iedere processtap. Als er wordt gerapporteerd, gebeurt dit in de regel op basis van het aantal dossiers per processtap en hoe lang een dossier in een bepaalde stap zit. Zo worden doorlooptijden berekend en kan worden bepaald of een dossier binnen of buiten de wettelijke termijn is. Als meerdere medewerkers dit gedurende een langere tijd doen ontstaat er sturingsinformatie. Dit is feitelijke informatie waarmee medewerkers of managers kunnen sturen op de juridische procedures.
Weg van de Excel lijsten en schaduw administratie
Organisaties hebben de afgelopen decennia vaak ervoor gekozen om te starten met registreren en rapporteren via Excel. Dit is vaak praktisch en laagdrempelig. Waar een zaaksysteem vaak andere IT-vraagstukken en kosten met zich meebrengt, heeft vrijwel elke ambtenaar toegang tot Excel. Zo zijn ook veel juridische afdelingen binnen bestuursorganen ooit gestart met het registeren van juridische procedures in Excel. Met de eerder beschreven processtappen wordt in een Excelbestand per week of maand bijgehouden wat de voortgang is van dossiers. Registeren op deze manier kent echter nadelen en risico’s. Dikwijls worden eigen versies van registraties gecreëerd of hebben medewerkers te weinig kennis van Excel om hier goed en uniform in te rapporteren.
Voor veel organisaties zijn nieuwe zaaksystemen om een werkproces te digitaliseren te kostbaar. Tenzij een werkproces zo groot en impactvol is, zullen de kosten en risico’s van nieuwe software vaak niet opwegen tegen de potentiële besparing door efficiëntie. Daarnaast zijn de werkprocessen van een juridische afdeling vaak gefragmenteerd en specifiek. Hiervoor is simpelweg maatwerk nodig om het goed te laten functioneren.
Dit maakt dat registeren door middel van Excel te beperkend is en een zaaksysteem te complex en kostbaar.
Volgende stap om grip te krijgen
Juridische werkprocessen doorgaan op dit moment een digitale transformatie. De consultants van ICTRecht werken hier op dagelijkse basis aan mee voor onze opdrachtgevers en brengen sinds enkele jaren legal technology in de praktijk. Op basis hiervan zien wij een steeds groter wordende vraag naar een effectievere manier van registeren in Excel zonder de complexiteit van het aansluiten van een nieuwe softwareapplicatie. Het Microsoft365 ecosysteem biedt uitkomst om dit te realiseren.
Vaak hebben organisaties de benodigde licenties al in huis en dienen enkel applicaties binnen dit ecosysteem te worden geconfigureerd. De bestaande Excelbestanden worden vervangen voor een SharePoint met eventueel Power Apps voor de gebruikersinterface. Middels Power Automate worden processtappen geautomatiseerd en workflows tussen medewerkers geactiveerd. Daarnaast maakt dit datavisualisatie door middel van PowerBI mogelijk. Door gebruik te maken van visualisatie wordt complexe data toegankelijk en in één oogopslag direct begrijpelijk. Het resultaat: een geconfigureerde digitale oplossing die past bij de unieke wensen van de juridische afdeling, zonder de hoge kosten van een zaaksysteem.
Usecase: Registratietool voor Woo-verzoeken voor een G4 gemeente
Oplossingen die voortkomen uit het Microsoft365 ecosysteem worden door ICTRecht steeds vaker succesvol in de praktijk gebracht. In samenwerking met Tingk heeft ICTRecht in opdracht van een G4 gemeente een registratietool geconfigureerd die zorgt voor realtime inzichten in de stand van zaken van verzoeken op grond van de Wet open overheid ('Woo'). Deze verzoeken kennen korte beslistermijnen en gaan gepaard met grote informatiestromen. Voor grote bestuursorganen kan het aantal verzoeken per jaar oplopen tot enkele honderden. Zo ook voor deze gemeente. De registratietool zorgt voor grip en dagelijkse sturing, dit heeft een zeer positief effect gehad op het verkorten van doorlooptijden en geleid tot tijdige besluitvorming. Mede door de inzet van deze registratietool is deze opdrachtgever erin geslaagd om eigen doelstellingen rondom Woo compliance te behalen.
Demo?
Ben je werkzaam op een juridische afdeling en ben je nieuwsgierig naar de toepassing van deze oplossing om meer grip te krijgen? Contacteer onze collega Koen van Jaarsveld. Hij vertelt je er graag over, inclusief hoe jij dit in jouw praktijk kunt toepassen.
