Vrijdag contractdag: wat staan er toch een rare clausules in veel ICT-contracten. Bij het schrijven van ons Handboek ICT-contracten kwamen we er heel wat tegen, en in deze vrijdagmiddagreeks bespreken we de meest in het oog springende. Vandaag: hoe definieer je termen die je in het contract gaat gebruiken?
Vanwege de duidelijkheid geniet het sterk de voorkeur om vaak voorkomende begrippen of zaken met een complexe betekenis expliciet te definiëren. De gedefinieerde term wordt dan met hoofdletter geschreven.
Overeenkomst: hetgeen tussen Partijen overeen gekomen is.
Partij: een partij bij de Overeenkomst zoals genoemd in de aanhef.
Wij raden aan om enkel die termen te definiëren die vaak gebruikt worden en een bijzondere betekenis hebben. Standaard juridische termen als ‘overeenkomst’ of ‘partij’ definiëren leidt vaak slechts tot tautologische definities en maken de tekst niet leesbaarder.
Er zijn grofweg drie manieren om definities op te nemen in een contract:
- Definities aan het begin van het contract (artikel 1).
- Definities aan het einde van het contract (laatste artikel of bijlage).
- Definities in de lopende tekst.
Gebruikelijk is een contract te openen met definities. Hiermee zijn deze termen direct bekend, en zijn ze bovendien meteen te vinden bij latere lezing. Dit maakt het contract wel lastiger te lezen. Definities aan het einde (of in een bijlage) opnemen heeft het voordeel dat zij de hoofdtekst toegankelijker maken, omdat men zich eerst niet door een berg definities heen hoeft te worstelen. Nadeel is dat de juiste pagina lastiger te vinden is, tenzij men de bijlage op een nieuwe pagina laat beginnen.
Definities in de lopende tekst hebben het voordeel dat dit de meest compacte wijze van opnemen van definities is. Het terugvinden van definities is wel erg lastig. Vaak wordt om die reden deze manier alleen gebruikt voor definities die slechts worden gebruikt in één en hetzelfde artikel:
Leverancier zal Afnemer vrijwaren van alle aanspraken van derden gebaseerd op de stelling dat het Werk inbreuk maakt op een recht van intellectuele eigendom (hierna: een Claim). Afnemer dient Claims onverwijld, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen na ontvangst, te melden bij Leverancier.
Definities die in meerdere artikelen terugkomen, moeten dan op een van de andere twee manieren worden vastgelegd. Wij raden af om de lopende-tekstdefinities te herhalen in het overzicht van definities. Hierdoor ontstaan immers twee plekken waar een definitie wordt gegeven, met alle kans op onderlinge afwijkingen van dien. Wil men per se alle definities in één overzicht, dan zijn lopende-tekstdefinities niet mogelijk.
Bij definities in de lopende tekst kan men termen als "hierna te noemen" gebruiken, hoewel de context meestal ook wel duidelijk maakt dat iets wordt gedefinieerd.
... alle gegevens die direct of indirect door Afnemer worden ingevoerd (hierna: Klantgegevens)
... het softwarepakket genaamd ABC Pro versie 2.3 en haar documentatie ("de Software") ...
De term die aan de definitie wordt gekoppeld, dient zo beschrijvend en neutraal mogelijk te zijn. (Wij herinneren ons een Fokke & Sukke cartoon over contractsonderhandelingen met “de heer De Vries, hierna de Pineut”). Let daarbij op dat termen onbedoeld verwarrend kunnen zijn. Zo is de term ‘IP’ verwarrend omdat niet iedereen hier ook de industriële eigendomsrechten octrooi, merk en model onder rekent.
Definities behoren geen daadwerkelijke bepalingen te bevatten, maar slechts terminologie te definiëren. Een veel voorkomend voorbeeld van hoe het niet moet:
Resultaat: al hetgeen krachtens een Dienst voor Afnemer wordt ontwikkeld. Alle Resultaten zijn eigendom van Afnemer.
De tweede zin is een bepaling, waarover in theorie onderhandeld kan worden. Hoewel dit strikt gesproken natuurlijk ook kan in de definitie-clausule, behoort dit in het contract zelf gedaan te worden al is het maar vanwege de duidelijkheid. Bovendien zal na onderhandeling deze ‘definitie’ vaak een stuk langer zijn, hetgeen de leesbaarheid van het contract niet ten goede komt.
Koop het Handboek ICT contracten!
Meer lezen over deze en andere, wél nuttige contractsclausules? Bestel dan nu het Handboek ICT-contracten. In een kleine 300 pagina's worden meer dan 30 ICT-contracten en meer dan 50 verschillende contractsclausules in detail besproken. Inclusief voorbeeldteksten, alternatieven en analyse.
