Heeft u al een reglement voor sociale media?

Internet is uit zichzelf respecterende bedrijven niet meer weg te denken. Iedere medewerker kan mailen, websurfen en chatten zoals het hem uitkomt. Terecht stellen veel bedrijven gedragsregels op over internetgebruik en e-mail. Hoewel het niet mogelijk is om privégebruik van ICT-voorzieningen volledig te verbieden, mag men wel grenzen stellen als het gebruik overlast of problemen veroorzaakt. Wat vaak ontbreekt is echter een paragraaf over sociale media. En die is vandaag de dag echt hard nodig.

Steeds meer werknemers publiceren dingen over zichzelf op sociale media, zoals blogs, LinkedIn, forums of Twitter. Dat kunnen privézaken zijn, maar ook zaken die het werk betreffen. Al was het maar waar iemand werkt of dat hij een nieuwe functie heeft. Maar medewerkers kunnen ook reageren op berichten over het bedrijf, omdat ze hart voor de zaak hebben en duidelijk willen maken hoe het echt is volgens hen. Of ze gaan vragen van klanten beantwoorden op een forum.

Dit kan echter tot problemen leiden voor het bedrijf. Wat te denken van een werknemer die zich negatief uitlaat over een concurrent, of die onjuist advies geeft op een forum over het opzeggen contracten? Of iemand die op een blog een boekje opendoet over rare collega's en vervelende chefs?

Tegelijkertijd wilt u ook niet medewerkers volledig verbieden om over hun werk te praten. De meeste werknemers zijn trots op hun bedrijf en zien het als niet meer dan normaal dat ze zeggen waar ze werken of hoe hun dag was.

Een goed reglement internetgebruik biedt dan ook regels over deze kwesties. Het social media protocol van vakbond CNV is een mooi startpunt om voor uw eigen organisatie te bepalen wat u wel en niet wilt rond sociale media. Een greep uit de daarin behandelde punten:

1. Werknemers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki’s, fora en andere media die gebaseerd zijn op user-generated content.
2. Werknemers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke of andere merkgebonden informatie. Voor het publiceren van interne gesprekken wordt eerst toestemming gevraagd aan de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of persoon.
3. Werknemers zijn zich bewust van hun relatie met het bedrijf in online sociale netwerken. Als je actief bent als werknemer voor de organisatie waarvoor je werkt zorg je ervoor dat het profiel en de inhoud in overeenstemming is met hoe je je in tekst, beeld en geluid zou presenteren ten overstaan van collega's en klanten.
4. Het bedrijf wil eerlijk en transparant zijn. Dit betekent dat er geen pr of marketing onder een andere naam plaatsvindt, maar dat altijd de organisatie en functie wordt bekendgemaakt.

Denkt u hier eens intern over na: wilt u ook zo naar buiten? Of liever liberaler - of juist strenger?

En natuurlijk adviseert ICTRecht u graag over de haalbaarheid en de juiste formulering.

> Meer over ICT & Arbeidsrecht