De Nederlandse overheid is druk bezig met het digitaliseren van al haar processen. Het is haar bedoeling om dit jaar volledig digitaal te zijn via het portal mijn.overheid.nl. Deze digitalisering heeft al plaatsgevonden binnen de Belastingdienst. Sinds dit jaar is de burger namelijk verplicht om zijn/haar belastingaangifte rondom de inkomstenbelasting digitaal in te dienen via mijn.belastingdienst.nl.
Daarnaast werkt de overheid aan het opzetten van een Digitaal Stelsel Omgevingswet. Bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet in 2021 zal alle digitale informatie over de fysieke leefomgeving te vinden zijn via dit nieuwe Omgevingsloket. Tot slot blijkt de digitaliseringsslag van de overheid uit het ‘Wetsvoorstel modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer’ waarover ik heb geschreven in mijn blogpost ‘Nieuwe regels voor communicatie met de overheid?’.
Deze digitale tendens is ook terug te vinden binnen de aanbestedingspraktijk: het aankondigen van overheidsopdrachten, het beschikbaar stellen van aanbestedingsdocumenten en de communicatie met de overheid gedurende het gehele traject is allemaal digitaal mogelijk via www.tenderned.nl. Het enige wat nog ontbreekt, is het elektronisch kunnen verzenden van de factuur aan het einde van het traject. Hier brengt de ‘Richtlijn inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten’ verandering in. Deze Richtlijn ligt op dit moment bij de Tweede Kamer ter implementatie.
Voor wie geldt de Richtlijn e-facturering?
De regels uit de Richtlijn inzake elektronische facturering zijn van toepassing op alle aanbestedende diensten. Onder aanbestedende diensten vallen 'de staats-, regionale en lokale overheidsinstanties, publiekrechtelijke instellingen of samenwerkingsverbanden bestaande uit één of meer van deze overheidsinstanties of één of meer van deze publiekrechtelijke instellingen'. Dit betekent dat de Richtlijn geldt voor gemeenten, waterschappen, provincies en de centrale overheid. Daarbij moeten publiekrechtelijk instellingen ook voldoen aan deze regels. Voorbeelden van publiekrechtelijke instellingen zijn het Centraal Bureau voor de Statistiek, De Nederlandse Bank N.V. en Staatsbosbeheer.
Welke eisen stelt de Richtlijn e-facturering aan elektronische facturen?
De Richtlijn inzake elektronische facturering is in het leven geroepen om grensoverschrijdende handelsbelemmeringen weg te nemen. Als alle lidstaten namelijk verschillende juridische voorschriften en technische eisen stellen aan e-facturen is het voor bedrijven lastiger om zaken te doen met overheden. Daarbij moet worden opgemerkt dat een e-factuur iets anders is dan een factuur in pdf-formaat. Een elektronische factuur is volgens de Richtlijn 'een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt'.
In welke gestructureerde elektronische vorm e-facturen moeten voldoen, is uitgezocht door de relevante Europese normalisatie-instelling. De normalisatie-instelling heeft in ieder geval meegekregen dat de elektronische facturen technologie-neutraal moeten zijn en dat er rekening moet worden gehouden met de normen die derde landen hanteren.
Bij het bepalen van de vorm heeft zij ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming in acht moeten nemen, omdat facturen geregeld persoonsgegevens bevatten. Uiteindelijk is besloten dat de e-facturen moeten bestaan uit de volgende twee syntaxen (het formaat van e-facturen):
- UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML-bericht, zoals omschreven in XML-Schemas 16B (SCRDM — CII);
- UBL-factuur- en kredietnotaberichten, zoals omschreven in ISO/IEC 19845:2015.
Vanaf wanneer geldt de Richtlijn e-facturering?
Uiterlijk op 27 november a.s. moet de Richtlijn inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten zijn geïmplementeerd in het Nederlandse recht. Het moment waarop overheidsorganisaties moeten voldoen aan de regels van deze Richtlijn is afhankelijk van het moment dat deze is bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie. Uit de Richtlijn volgt namelijk dat overheden 18 maanden na bekendmaking van de Richtlijn hun organisatie zo moeten hebben ingericht dat zij e-facturen kunnen ontvangen.
De bekendmaking van het 'Uitvoeringsbesluit betreffende de bekendmaking van de referentie van de Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van syntaxen' heeft vorige maand plaatsgevonden (17 oktober 2017). Dit betekent dat overheden per 17 april 2019 moeten zijn overgegaan op e-facturering.
Meer weten over digitalisering of aanbesteden bij de overheid?
ICTRecht Academy organiseert trainingen over aanbesteden van ICT en digitalisering binnen de overheid. Wij verzorgen al jaren met succes juridische trainingen, zowel voor juridische professionals (PO gecertificeerd) als voor algemeen publiek. Een in-house training kan voor uw organisatie volledig op maat ontwikkeld worden waarbij voorbeelden uit uw eigen praktijk in het lesprogramma worden verwerkt.
