Vanaf vandaag is het mogelijk om elektronische facturen uit te brengen als een gewoon PDF-bestand, of zelfs als een platte e-mail. Afgelopen donderdag maakte staatssecretaris De Jager (Financiën) bekend dat de huidige strenge regels over digitale facturen worden afgeschaft. Deze regels eisten onder andere dat een digitale factuur voorzien was van een geavanceerde digitale handtekening, iets dat maar moeilijk realiseerbaar was voor veel ondernemers.
Het wegvallen van deze eisen maken wel de kans groter dat bedrijven digitale spookfacturen ontvangen. Het is dus zaak dat u goed oplet bij uw administratie. Een mogelijkheid is dat u met uw klanten afspreekt een bepaald codewoord op te nemen in de factuur, bijvoorbeeld een vaste vermelding of een specifieke persoon. Ook kunt u als afnemer afspreken dat u alleen facturen hoeft te voldoen die een orderreferentie bevatten die in uw administratie bekend is. Dit dient u dan wel in uw algemene voorwaarden of apart in het inkoop/verkoopcontract te regelen.
Ondernemers sturen elkaar jaarlijkse zo'n vijfhonderd miljoen facturen om de btw te kunnen verrekenen, meldt Elsevier nog. Dit kost volgens het ministerie van Financiën zo'n 1 miljard euro aan administratieve lasten. Met deze verlichting van de eisen zal dit bedrag significant ingeperkt worden. Een goede zaak, wat ons betreft!
