De juridische wereld heeft zich lang gekenmerkt door het gebrek aan transparantie. Antwoorden op vragen over duur, uitkomst en prijs blijven nog steeds vaak onbeantwoord. Dit terwijl de klant hier wel behoefte aan heeft. Om aan de behoefte van de klant te kunnen voldoen is het goed om meer inzicht te hebben in planning en de kosten maar bovenal ook in de wijze waarop projecten zijn verlopen. Dit zal uiteindelijk bijdragen aan een betere klantervaring. In deze blog een (zeer) korte introductie van projectmanagement binnen de juridische wereld.
Voor wie?
Legal projectmanagement is uitermate geschikt voor inhouse afdelingen. Zij staan steeds vaker onder (tijds)druk en zijn over het algemeen met name een kostenpost. Door het werk te benaderen vanuit het principe van projectmanagement kunnen deze afdelingen sneller maar vooral efficiënter werken.
Maar voor andere juridische dienstverleners zoals advocaten en juridisch adviseurs is het verstandig aandacht te schenken aan projectmanagement. Zoals hierboven al kort aangegeven kunnen zij de klant beter en transparanter adviseren. Daarnaast biedt het bepaalde inzichten die wellicht nodig zijn in deze veranderende markt. Denk bijvoorbeeld aan de verschuiving van uurtje-factuurtje naar fixed fee. Op het moment dat je als adviseur weet hoeveel tijd (en dus geld) je kwijt bent aan een bepaald advies, is het eenvoudiger een juiste marge te behalen.
Uit welke stappen bestaat projectmanagement?
Er zijn veel verschillende modellen en methodes waar het aankomt op projectmanagement. Het is dan ook erg afhankelijk van de vragen die er spelen binnen de organisatie wat de meest geschikte methode is. Desalniettemin dient er voor een succesvolle afronding van een project een aantal standaard fasen doorlopen te worden. Deze zijn als volgt:
- Vaststellen van het probleem;
- Plannen van het proces;
- Uitvoeren van het project;
- Opleveren;
- Evalueren;
Bij de eerste stap is het zaak vast te stellen wat precies het probleem. Onderdeel hiervan is het in kaart brengen van de voorwaarden van succes, waaronder de informatie die vereist is, welke partijen (intern en extern) er moeten deelnemen maar ook welke beperkingen er zijn. Gedurende stap twee moet vastgesteld worden hoelang het project zal duren, welke kosten hiermee gemoeid gaan en wat de risico’s zijn. Deze risico’s zijn over het algemeen te koppelen aan de beperkingen en kunnen een nadelig effect hebben op het verloop van het traject.
Na de eerste twee voorbereidende stappen kan de uitvoer van het project beginnen. Naast de juridische inhoud is hier stakeholder management van belang. Wie heeft er een belang bij het project en op welke wijze moeten zij geïnformeerd worden. Bij stap vier is het tijd voor het opleveren van het resultaat en afronding van het project.
De stap die in de praktijk nog wel eens mist, is de laatste. Dat betreft de evaluatie van het project: wat ging er goed en wat ging er minder goed? Door die vragen te beantwoorden is het mogelijk lering te trekken uit het projectmatig werken en de opgedane ervaring te gebruiken bij toekomstige projecten. Meting van de resultaten zal uiteindelijk leiden tot een efficiëntere en meer inzichtelijke werkwijze. Hiermee is het mogelijk ook de klant beter te informeren: er is immers meer duidelijkheid over de duur, de kosten en de uitkomst van bepaalde projecten.
Welke beperkingen zijn er?
Bij het uitvoeren van een project krijg je altijd te maken met beperkingen. Om die reden willen we daar nog kort aandacht aan besteden. Binnen het projectmanagement zijn de drie voornaamste beperkingen kosten, omvang en tijd. Binnen de juridische dienstverlening zijn echter ook kwaliteit en mensen van groot belang. Op basis van onze ervaring zouden we hier graag beleid aan toe willen voegen. Juristen hebben nu eenmaal te maken met veel beperkende beleidsmaatregelen, of het nu intern of extern beleid betreft.
Door bewust te zijn van deze beperkende factoren is het eenvoudiger om een realistischere planning van het project op te stellen.
Geboren projectmanagers
Hiermee zeggen we uiteraard niet dat dit een volledig nieuw speelveld is. Veel juristen zijn van zichzelf erg goed in het managen van hun projecten. Maar wellicht kan iets meer focus en kennis over projectmanagement hen helpen nóg iets efficiënter en klantgerichter te werken.
Meer weten over legal projectmanagement? Neem contact met ons op.
Meer informatie over dit onderwerp? Lees verder:
