Op dit moment zijn we getuige van de digitale revolutie, in de wetenschap ook wel de vierde industriële revolutie genoemd. Een overgang van analoge en mechanische techniek naar digitale en computertechnologie, met een grote sociaaleconomische impact op de maatschappij. Deze revolutie brengt voor juristen diverse kansen en valkuilen met zich mee. De technologie kent geen grenzen en kan in alle sectoren van meerwaarde zijn. In deze blog gaan we in op technologie die waarde kan toevoegen aan het juridisch werk in de publieke sector.
Waarom moeten we slimmer gaan werken?
Juristen in de publieke sector worden steeds vaker geconfronteerd met de gevolgen van de digitale revolutie. Op grote schaal wordt er data geproduceerd en bewaard, dataset groeien exponentieel. Daarnaast zien we een sterke groei als het gaat om digitale wetgeving. Dit is wetgeving die specifiek ziet op digitale onderwerpen zoals communicatie, informatie, identificatie, digitaal toezicht en kunstmatige intelligentie. De afgelopen twee decennia zijn er ongeveer 40 wetten en wetgevingsprojecten in Nederland aangevangen en daarmee is de digitale wetgeving het sterkst groeiende onderdeel van onze wet- en regelgeving.
Daarnaast staan bestuursorganen in Nederland voor grote juridische uitdagingen. Het aantal besluiten en procedures per jaar neemt toe. Daarnaast zijn er complexe bestuurlijke dossiers die zorgen voor piekbelasting van bestuursorganen. Deze combinatie zorgt voor steeds langer wordende beslistermijnen met massaal maatschappelijk onbegrip als gevolg.
Om in deze zee van ontwikkelingen het hoofd boven water te houden, kunnen bestuursorganen twee dingen doen: 1. meer mensen aannemen of 2. innoveren. In deze bijdrage beperken wij ons tot het laatste: innoveren.
Innovatie
Door juridische werkprocessen slimmer in te richten, kunnen overheden zich gemakkelijker een weg banen door alle ontwikkelingen en uitdagingen, zonder vermindering van kwaliteit en contact met de burger. Sterker nog, slimme juridische werkprocessen zullen dit aanzienlijk verbeteren. Hoewel de overheidssector niet in de eerste plaats bekendstaat als de meeste innovatieve sector, is het nu net deze sector die zich dankzij de procesmatige uniformiteit en hoge werklast uitstekend leent voor slimme toepassingen.
Het bestuursprocesrecht uitgelicht
Het bestuursprocesrecht is een onderdeel van het bestuursrecht en regelt de procedures van primaire besluitvorming, bezwaarprocessen en (hoger) beroepsprocedures. Hoewel al deze processen op zichzelf staan en door speciale wetten worden voorzien van inhoud is er wel een centrale lijn in te ontdekken. Het betreft altijd een proces van een aanvraag door een (rechts)persoon tot besluitvorming van een bestuursorgaan. In de regel is het altijd een (rechts)persoon die een procedure start, vervolgens vindt er altijd een inhoudelijke beoordeling plaats en uiteindelijk is er een vorm van documentcreatie in de vorm van een besluit, beslissing op bezwaar of verweerschrift.
Processtappen per fase
Binnen het bestuursprocesrecht zijn er, ongeacht de procedure of inhoudelijke wetgeving, drie onderdelen: 1. Een trigger vanuit een (rechts)persoon, 2. Inhoudelijke beoordeling, 3. Besluitvorming en documentcreatie door het bestuursorgaan in kwestie. Daarnaast is er bij iedere stap sprake van een vorm van samenwerking en administratie. Deze stappen inclusief samenwerking en administratie zijn ongeacht procedure of inhoudelijke wetten ontvankelijk voor de toepassing van technologie.
1. Een trigger vanuit een (rechts)persoon
Een (rechts)persoon is het in de regel ergens niet mee eens of verzoekt om iets wat er nog niet is. Dit is een belangrijk moment en bepalend voor de gehele opvolgende procedure. Hier kan technologie al een eerste aanzet geven. Zo kunnen bijvoorbeeld large language modellen, die tegenwoordig ook op eigen kennis werken, al een wereld van verschil maken. Door natuurlijke vraagstelling kunnen (rechts)personen zich veel eenvoudiger van relevante informatie voorzien. Hiermee kunnen procedures niet alleen eenvoudiger verlopen maar zelfs geheel worden voorkomen. Daarnaast is de start van een procedure ook altijd het moment om te starten met het verzamelen van meta-data en dit goed te verwerken in een zaaksysteem, gegevens over het proces.
2. Inhoudelijke beoordeling
Binnen het bestuursprocesrecht vindt er altijd een beoordeling plaatst van de situatie. Deze situatie wordt geanalyseerd en vervolgens wordt de casus getoetst aan een juridisch kader. Juristen dienen tot de kern van het probleem te komen en deze te toetsen aan wetgeving, jurisprudentie of andere juridische informatiebronnen. Vaak duurt deze processtap het langst. Door grote en complexe casussen moeten veel bronnen worden geraadpleegd of moeten meer senior collega’s worden bevraagd op expertise. Ook hier kunnen large language modellen, opgebouwd met eigen kennis, een enorm verschil maken. Stel je hierbij voor dat eerdere procedures en eigen kennis kunnen worden bevraagd met natuurlijke vragen en wordt beantwoord informatie die eerder is aangemerkt als kwalitatief hoogwaardig. Tevens geeft het antwoord een bronvermelding waardoor een eigen overweging direct uitvoerbaar is. Uiteraard maken zaaksystemen met terugkerende workflows samenwerking vele maten efficiënter.
3. Besluitvorming
De laatste processtap is vrijwel altijd besluitvorming en documentcreatie. Hierbij worden standpunten van (rechts)personen, de juridische beoordeling en het standpunt van het bestuursorgaan verwerkt tot een document. Hierbij is het zaak om altijd te werken met de juiste documentatie, informatie, overwegingen en templates. Hiervoor bieden diverse technologieën een oplossing. Denk bijvoorbeeld aan beslisboomtechnologie in combinatie met templates, clausule bibliotheken en uiteraard large language modellen.
Voor iedere proces is technologie beschikbaar
Voor iedere procestap in het formele bestuursrecht zijn er technieken beschikbaar. Deze technieken stellen bestuursorganen in staat om met de uitdagingen van deze tijd om te gaan, zonder enorme opschaling van (moeilijk vindbaar) personeel. Door hierboven beschreven technologie toe te passen en het onderliggende proces te stroomlijnen zorg je voor een optimaal ingericht juridisch werkproces waarbij medewerkers de vraag goed aankunnen en waarbij technologie zorgt voor het verhogen van zowel kwaliteit als snelheid.
Beschrijvende tekst bij de video
Onderstaande video geeft weer hoe een fictieve gemeente slim technologie kan inzetten. Deze applicatie hebben wij zelf geconfigureerd aan de hand van Microsoft CoPilot Studio. Deze moderne versie van een kennisbank maakt de toepassing van AI betaalbaar en verlicht taken. Daarnaast is de kennisbank gekoppeld aan Microsoft SharePoint en Word waardoor vooringestelde workflows zelfstandig en automatisch documenten kunnen genereren. De AI-kennisbot belooft een ware gamechanger te worden voor de juridische sector omdat het nu mogelijk is om eigen kennis binnen eigen beveiligde omgeving beschikbaar te stellen via een AI-kennisbot.
Wil jij een demonstratie of ben je geïnteresseerd naar de toepassingen van Microsoft CoPilot Studio binnen jouw eigen juridische afdeling. Neem contact op met het team.
