De Tweede Kamer heeft op 18 februari 2025 de nieuwe Archiefwet aangenomen, een belangrijke stap richting de modernisering van het archiefstelsel. Deze wet, die nu voor behandeling naar de Eerste Kamer gaat, brengt significante veranderingen met zich mee voor overheden, juristen, archivarissen en IT-professionals. Naar verwachting treedt de nieuwe Archiefwet op 1 juli 2026 in werking, uiteraard met enige slag om de arm.
Waarom een nieuwe Archiefwet?
De huidige Archiefwet stamt uit 1995, een tijd waarin digitale informatie nog in de kinderschoenen stond. Sinds die tijd is de hoeveelheid digitale overheidsinformatie exponentieel gegroeid: databases, e-mails en websites hebben de papieren documentatie grotendeels vervangen. Daarnaast heeft de coronapandemie ervoor gezorgd dat we vanaf 2020 blijvend remote zijn gaan werken. Dit is een accelerator geweest voor digitaal samenwerken en voor nog meer digitale informatiestromen. Deze digitale transformatie vereist een geheel nieuwe benadering van archivering.
De belangrijkste veranderingen in de nieuwe Archiefwet
1. Overbrengen binnen tien jaar
De verkorting van de overbrengtermijn van twintig naar tien jaar, is wellicht de meest ingrijpende wijziging in de nieuwe Archiefwet. Deze halvering betekent niet alleen dat informatie sneller openbaar wordt, maar heeft ook verstrekkende gevolgen voor het werkproces van organisaties. Documenten moeten nu eerder worden beoordeeld op hun blijvende waarde, wat een striktere discipline in documentbeheer vanaf het eerste moment noodzakelijk maakt. Informatiesystemen moeten zodanig worden ingericht dat ze al vanaf het begin documenten kunnen labelen voor latere archivering of vernietiging. Deze verschuiving vergt een fundamenteel andere tijdlijn en planning voor informatiemanagement binnen overheidsorganisaties.
2. Verplichte archivaris voor iedere overheidsorgaan
De nieuwe wet stelt het aanstellen van een archivaris verplicht voor ieder overheidsorgaan, wat verder gaat dan alleen het creëren van een nieuwe functie. Het benadrukt de erkenning van archiefbeheer als een essentieel specialisme binnen overheidsorganisaties. De archivaris krijgt een formele positie met bijbehorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Deze professionals moeten voldoen aan specifieke opleidings- en certificeringseisen, wat betekent dat organisaties moeten investeren in het aantrekken of opleiden van gekwalificeerd personeel. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft berekend dat alleen al voor gemeenten dit een kostenpost van 2,2 miljoen euro met zich meebrengt.
3. Van drie naar veertien beperkingsgronden
De uitbreiding van drie naar veertien beperkingsgronden voor openbaarheid weerspiegelt een fundamentele verschuiving naar meer precisie en grotere verantwoordingsplicht. Overheidsorganisaties kunnen niet meer volstaan met algemene redenen voor het beperken van openbaarheid, maar moeten specifiek motiveren waarom bepaalde informatie niet openbaar kan worden gemaakt. Voor elke beperking moet bovendien worden aangegeven wanneer deze opnieuw wordt geëvalueerd, wat leidt tot een transparanter en controleerbaarder besluitvormingsproces. Deze uitbreiding vereist dat organisaties hun beoordelingskaders herzien en medewerkers moeten trainen in het toepassen van deze meer gedetailleerde criteria. Het inzetten van de juiste zoektechnologie kan ondersteunen bij dit proces.
4. Digitaal archiveren
De nieuwe Archiefwet stimuleert overheidsorganisaties om vanaf de start te zorgen voor goede archivering en om bestanden op tijd te vernietigen als ze niet langer bewaard hoeven te blijven. De nieuwe wet erkent dat digitalisering nu de moderne pijler is voor zowel de interne bedrijfsvoering als voor de publieke dienstverlening. Duurzame toegankelijkheid staat centraal, met specifieke eisen aan bestandsformaten en metadatering om ervoor te zorgen dat informatie op lange termijn bruikbaar blijft. Deze verandering betekent dat informatiemanagement niet langer een kwestie is van bewaren achteraf, maar van bewust ontwerpen vanaf het begin.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Investeren in digitale infrastructuur en processen rondom informatiebeheer
Organisaties moeten hun digitale infrastructuur herzien om te voldoen aan de nieuwe eisen voor digitaal archiveren. Dit omvat niet alleen de technische aspecten maar ook de processen en procedures rond documentbeheer vanaf het moment van creatie.
Opleiding en training
De verplichte aanstelling van archivarissen betekent dat organisaties moeten investeren in de opleiding en training van deze professionals. Het Nationaal Archief ontwikkelt momenteel handreikingen om archiefvormers en archiefdiensten te helpen zich voor te bereiden op de nieuwe regels. Een daarvan is de handreiking 'Openbaarheid bij en na overbrenging', die al beschikbaar is. Later dit jaar volgen meer modules over het beoordelen van verzoeken tot inzage, het aanpassen van openbaarheidsbeperkingen en de afwegingen bij het ter beschikking stellen van documenten.
2026 nadert snel
De nieuwe Archiefwet moderniseert ons archiefstelsel fundamenteel. Het klinkt nog ver in de toekomst maar 2026 is ook alweer volgend jaar. Het voorbereiden op een overbrenging, inclusief het bepalen van eventuele openbaarheidsbeperkingen, neemt tijd in beslag. Organisaties doen er goed aan nu al voorbereidingen te treffen door te investeren in digitale infrastructuur, training van personeel en het herzien van processen rond documentbeheer.
Heb je vragen na het lezen van deze blog? Neem gerust contact met ons op.
