Veel (beursgenoteerde) bedrijven hebben in deze periode aandeelhoudersvergaderingen op de agenda staan. Vanwege de corona-crisis kunnen veel hiervan geen of slechts beperkte doorgang vinden. Om de inspraak van aandeelhouders in stand te houden, heeft de Vereniging van Effectenbezitters (VEB) onlangs bedrijven opgeroepen faciliteiten te bieden waarmee aandeelhouders via elektronische weg niet alleen kunnen luisteren en participeren, maar ook hun stem kunnen uitbrengen. Het voorgaande speelt natuurlijk niet alleen bij vennootschappen, maar ook bij verenigingen, zoals de VEB zelf. In deze blog wordt nader ingegaan op welke ruimte de wet hiervoor biedt en welke rol de statuten daarbij spelen. Ter illustratie wordt gebruikgemaakt van de statuten van de VEB en de statuten van ING Groep.
Regels bij verenigingen
Elektronisch vergaderen en stemmen
Stemgerechtigde leden van de vereniging kunnen tijdens de algemene ledenvergadering alleen via een elektronisch communicatiemiddel stemmen indien die mogelijkheid in de statuten is vastgelegd. De VEB-statuten bieden deze mogelijkheid niet, waardoor leden van de VEB hun stem niet via elektronische weg kunnen uitbrengen.
Mochten de statuten elektronisch stemmen toestaan, dan is in ieder geval vereist dat de deelnemer via het gebruikte elektronische communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, kennis kan nemen van wat er besproken wordt en het stemrecht kan uitoefenen. Actief kunnen deelnemen is dus geen eis, tenzij de statuten dit wel als eis hebben gesteld. De doorsnee conference-call software biedt deze mogelijkheden veelal.
Als elektronisch stemmen is toegestaan kunnen de statuten ook bepalen dat voortijdig stemmen mogelijk is. Deze kunnen dan, via elektronische weg, maximaal dertig dagen vóórdat de vergadering plaatsvindt worden uitgebracht. Deze stemmen worden dan gelijkgesteld met stemmen die tijdens de vergadering zijn uitgebracht. Een vereniging kan haar leden in dat geval bijvoorbeeld uitnodigen hun stem uit te brengen via een bepaalde website, de e-mail of anderszins.
Als laatste kunnen in de statuten specifieke eisen worden gesteld ten aanzien van het gebruikte elektronisch communicatiemiddel. Logischerwijs is het, gezien de voortgang van de techniek, onwenselijk om deze eisen in de statuten zelf uitputtend benoemen. Het is daarom verstandiger om in de statuten op te nemen dat eventuele eisen bij oproeping van de vergadering zullen worden gecommuniceerd.
Elektronische volmacht
Stemgerechtigde leden kunnen derden een elektronisch volmacht geven om namens hen te stemmen, tenzij de statuten bepalen dat volmachtverlening in algemene zin is uitgesloten. In artikel 21.3 VEB-statuten wordt deze mogelijkheid geboden.
Er gelden geen (extra) vormvereisten voor een elektronisch volmacht, behalve dat deze moet zijn ‘vastgelegd’. Denk bijvoorbeeld aan een ingescande volmacht als bijlage bij een e-mail, een getypte volmacht in de e-mail zelf, of een sms. Advies is uiteraard om een betrouwbaar middel te kiezen, omdat uiteindelijk de voorzitter de rechtsgeldigheid zal moeten beoordelen.
Regels bij B.V’s en NV’s
Elektronisch vergaderen en stemmen
Uitsluitend indien de statuten van de vennootschap het toelaten, hebben aandeelhouders de bevoegdheid om in persoon of bij een schriftelijk gevolmachtigde, via een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de algemene vergadering, het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen. Algemene eis is dat de aandeelhouder, of diens vertegenwoordiger, middels het elektronische communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, kennis kan nemen van wat er besproken wordt en het stemrecht kan uitoefenen. Mogelijkheid tot actief deelnemen aan de vergadering is dus geen eis, tenzij de statuten dit wel als eis stellen.
Net als bij de vereniging kunnen in de statuten specifieke voorwaarden worden vastgelegd ten aanzien van het elektronische communicatiemiddel. Anders dan bij de vereniging, moeten deze aanvullende voorwaarden wel redelijk en noodzakelijk zijn voor de identificatie van de aandeelhouder en de betrouwbaarheid en veiligheid van de communicatie. Daarnaast kan in de statuten ook in zijn algemeenheid worden bepaald dat dergelijke eisen telkens bij oproepen van een vergadering kunnen worden vastgesteld en medegedeeld.
Ten aanzien van identificatie van een aandeelhouder, kan een vennootschap ervoor kiezen dit via de bank te laten verlopen die de registratie van de aandelen verzorgt. De bank kan bij registratie de aandeelhouder bijvoorbeeld unieke toegangscodes verschaffen. Het is echter een stuk praktischer om te aan werken met betrouwbare online ID-verificatiemethoden, zoals iDIN. Daarbij zal de aandeelhouder moeten inloggen op zijn online bankomgeving, voordat hij toegang krijgt tot de online vergadering.
De ING Groep-statuten bieden in artikel 31.4 de mogelijkheid om, uitsluitend indien de RvB en RvC het in een specifiek geval goedkeurt, middels een elektronisch communicatiemiddel kennis te nemen van de verhandelingen tijdens een vergadering en daar ook stemrecht uit te oefenen. Ook kan de RvB bepalen dat de deelnemer via het gekozen middel actief moet kunnen deelnemen aan de vergadering. Daarnaast kan de RvB conform artikel 31.5 per oproeping inhoudelijke eisen stellen aan het communicatiemiddel en wordt in dit artikel duidelijk gemaakt dat de gevolgen van een gebrekkig communicatiemiddel voor rekening van de deelnemer komen. ING heeft in ieder geval in de statuten voldoende ruimte gecreëerd om gedurende deze periode de vergaderingen via elektronische weg te laten plaatsvinden.
Elektronische volmacht
Aandeelhouders kunnen derden een volmacht geven om namens hen deel te nemen aan de vergadering en te stemmen. Dit mag ook een elektronisch volmacht zijn, bijvoorbeeld een ingescande volmacht of een sms. Anders dan bij de verenging, kunnen vennootschappen dit niet statutair uitsluiten.
Tot slot
Verenigingen en vennootschappen doen er verstandig aan om de statuten erop na te slaan of deze ruimte laten voor het vergaderen en stemmen via elektronische weg. In veel gevallen zal deze ruimte aanwezig zijn, gezien de wet deze mogelijkheden al sinds 2006 biedt. Mocht dat toch niet het geval zijn, dan is het advies deze statuten eerst te wijzigen. Daarna kan gekeken worden naar de technische aspecten, onder meer ten aanzien van de ID-verificatie van online deelnemers.
