De geheimhoudingsovereenkomst, wat moet u weten? (Deel 1)

Stel, u heeft een goed idee of zelfs al een volledig uitgewerkt concept. U verwacht veel geld te kunnen verdienen met het idee, maar u bent bang dat een derde er met uw idee vandoor gaat. Deze bezorgdheid is ook gegrond, aangezien er bedrijven zijn die beschikken over meer kennis en kapitaal om uw goede idee snel op de markt te brengen. Betekent dit nu dat u nooit goede ideeën moet delen met anderen? Nee, een geheimhoudingsovereenkomst biedt namelijk uitkomst.

Een geheimhoudingsovereenkomst wordt ook wel een Non Disclosure Agreement, afgekort NDA, genoemd. In een geheimhoudingsovereenkomst spreken twee (of meer) partijen af om bepaalde informatie geheim te houden. In de ICT-wereld is een geheimhoudingsovereenkomst heel gebruikelijk, zo wordt het document ook weleens de Silicon Valley handshake genoemd.

NDA gebruiken in de voorfase

Zoals uit de inleiding al blijkt, is een geheimhoudingsovereenkomst bedoeld voor de voorfase van uw plannen. Dit houdt in dat u een goed idee of zelfs al een uitgewerkt concept heeft. In dit kader wilt u bijvoorbeeld advies inwinnen, marktonderzoek laten doen, investeerders vinden, ontwikkelaars bij uw project betrekken of al wat interesse wekken bij potentiële klanten. Met de betreffende partijen heeft u nog geen daadwerkelijke overeenkomst gesloten, maar u wilt wel graag vertrouwelijke informatie delen.

Indien u zich niet meer in de voorfase bevindt, bijvoorbeeld wanneer u al diensten aanbiedt of levert aan klanten, dan is het niet aan te raden om telkens aparte geheimhoudingsovereenkomsten te sluiten. U kunt geheimhouding dan onderdeel laten uitmaken van de te sluiten (dienstverlenings)overeenkomsten. Dit kan bijvoorbeeld door geheimhouding in uw algemene voorwaarden op te nemen.

Checklist voor een geheimhoudingsovereenkomst

Hieronder vindt u een checklist met wat er in ieder geval in de geheimhoudingsovereenkomst moet staan.

• Partijen: tussen welke partijen wordt de geheimhoudingsovereenkomst gesloten?
• Doel: wat is de reden dat er vertrouwelijk informatie gedeeld gaat worden?
• Eenzijdig of tweezijdig: is alleen uw informatie geheim of ook die van uw wederpartij?
• Definitie van vertrouwelijke informatie: wat is precies vertrouwelijke informatie, alles of enkel hetgeen is gemarkeerd als vertrouwelijk?
• Uitzonderingen: soms wordt vertrouwelijke informatie openbaar en in een dergelijke situatie is het niet (langer) redelijk dat de verplichtingen omtrent geheimhouding blijven gelden.
• Autoriteiten: wat moet er gebeuren als de autoriteiten om de vertrouwelijke informatie verzoeken?
• Gebruik: waarvoor mag de ontvangende partij de informatie gebruiken, bijvoorbeeld enkel in het kader van het doel.
• Boetes: wat als een partij toch informatie lekt, moet er dan een boete betaald worden?
• Licentie: bijvoorbeeld een licentie op een sample of trial version van bepaalde software voor een potentiële klant.
• Werknemers en hulppersonen: mag de informatie ook gedeeld worden met alle werknemers of bijvoorbeeld enkel met de personen die specifiek worden genoemd in de geheimhoudingsovereenkomst?
• Beveiliging: hoe dient de ontvangende partij de informatie te beveiligen?
• Duur en opzegging: voor welke termijn wordt de overeenkomst aangegaan en wanneer mag er opgezegd worden?
• Exit: wat dient er met de informatie te gebeuren als de overeenkomst ten einde is? Denk aan het vernietigen van documenten of het retourneren van originele exemplaren.
• Geen verdere verplichtingen: zorg ervoor dat partijen zich niet verplichten om daadwerkelijk een samenwerking of nadere overeenkomsten aan te gaan.
• Slotbepalingen: welk recht is van toepassing en welke rechter is bevoegd?

In volgende blogs zal ik de dikgedrukte punten uit de checklist verder toelichten.