De veelbesproken Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft op veel gebieden voor veranderingen gezorgd. De sollicitatieprocedure is een van de processen waarbij een organisatie veel persoonsgegevens verwerkt. Het is dan ook van groot belang om op een zorgvuldige wijze met deze gegevens om te gaan. De vraag is welke gevolgen de AVG heeft voor sollicitatieprocedures binnen organisaties? Mogen sollicitatiebrieven en cv’s bijvoorbeeld nog wel bewaard worden?
Omgaan met dataverwerkingen op het werk
Het vinden van de juiste kandidaten is vaak een uitdaging. Gegevens van en over talenten is een gewild goed. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt dan is voor deze verwerking een juridische grondslag vereist. De Europese Artikel 29-werkgroep (inmiddels opgevolgd door de European Data Protection Board) heeft vorig jaar op 8 juni 2017 een document (Opinion 2/2017 on data processing at work) gepubliceerd, waarin zij richtsnoeren geven over hoe om te gaan met dataverwerkingen op het werk. Destijds was de AVG nog niet van kracht, maar de Werkgroep geeft aan dat zij bij het opstellen van de ‘Opinion’ rekening hebben gehouden met de AVG.
Afhankelijkheidsrelatie
Voor de werkgever is het moeilijk om toestemming te vragen aan de werknemer en de sollicitant. Er is hier namelijk sprake van een afhankelijkheidsrelatie. De Artikel 29-werkgroep geeft dit ook uitdrukkelijk aan. Gezien de onevenwichtigheid tussen de partijen, kan de werknemer alleen toestemming geven wanneer zich een uitzonderlijke omstandigheid voordoet. Daarbij is het vereist dat er geen consequenties aan de toestemmingsverklaring verbonden worden. Toestemming kan dus alleen als grondslag dienen in uitzonderlijke situaties. Wanneer de werknemer of de sollicitant niet akkoord gaat, mag dit geen gevolgen hebben.
Doel van informatie opzoeken of opvragen
Met betrekking tot de sollicitatieprocedure en het recruitmentproces noemt de Werkgroep een aantal aandachtspunten. Zij geven aan dat het vereist is dat data wordt verwerkt voor een specifiek, expliciet en legitiem doel. Hierbij wordt aangehouden dat je baangerelateerde informatie kan opvragen en opzoeken gedurende dertig dagen vanaf het moment van solliciteren. Niet enkel de informatie die je opvraagt en opzoekt is een aspect van aandacht, maar ook de vragen die gesteld worden en de informatie die hieruit wordt verkregen moeten relevant zijn voor de selectieprocedure.
Wanneer een werkgever een social media check wil uitvoeren, moet deze werkgever zich eerst altijd de vraag stellen op welke grondslag dit gerechtvaardigd is. Is de informatie echt noodzakelijk en relevant voor de uitoefening van de baan waarvoor de persoon heeft gesolliciteerd? Dat iemand persoonlijke informatie op LinkedIn zet of dat deze betreffende kandidaat op een ander online prikbord informatie publiceert, betekent nog niet dat je als bedrijf ook het recht hebt om deze informatie te downloaden en te bewaren.
Transparantie is belangrijk
Het recruitmentproces moet transparant zijn. De betreffende kandidaat moet op de hoogte worden gesteld over de wijze van gegevensverwerking. Dit kan bijvoorbeeld middels een privacyverklaring.
Bewaren van gegevens
Na het beëindigen van de sollicitatieprocedure is het gebruikelijk dat de gegevens na uiterlijk vier weken worden verwijderd (zo is het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens). De vier weken termijn is een aanbeveling. Onder bepaalde omstandigheden kan hier gemotiveerd van worden afgeweken. Van belang is dat de bewaartermijn wordt vastgesteld op basis van een gerechtvaardigde reden met daarbij een gegronde argumentatie.
Er is bijvoorbeeld een situatie mogelijk waarbij je de informatie over de kandidaat zes weken wilt bewaren. Je moet in deze situatie motiveren dat je de gegevens niet langer bewaard dan nodig en er een gegronde reden is voor de afwijkende termijn. Een voorbeeld hiervan is dat je hebt gekozen voor een bewaartermijn van zes weken. Tijdens de sollicitatieprocedure heb je meerdere geschikte kandidaten mogen spreken. Uiteindelijk heb je een keuze gemaakt. De overige kandidaten moeten helaas worden afgewezen. Echter blijkt, tijdens de proefperiode, dat de gekozen kandidaat toch niet binnen het team past. Na verloop van de proefperiode heb je dan nog twee weken om de overige geschikte kandidaat te benaderen.
Toestemming vragen
Het gemotiveerd afwijken van de bewaartermijn geldt echter niet wanneer je een bewaartermijn wilt vaststellen die in grote mate afwijkt van de gebruikelijke termijn van vier weken. Te denken aan een bewaartermijn van een jaar. Toch is het denkbaar dat het voor je van belang is om de informatie over een kandidaat langer te bewaren dan vier weken. Als dat het geval is, moet je toestemming van de betreffende kandidaat vragen. Toestemming vragen voor een bewaartermijn van maximaal één jaar na het beëindigen van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.
De kandidaat hoeft echter niet akkoord te gaan met de bewaartermijn waarvoor je toestemming vraagt. Daarbij mag de kandidaat, waar je toestemming van vraagt, op elk moment deze toestemming voor het bewaren van zijn of haar gegevens weer intrekken. Bij het vaststellen van de bewaartermijn moet je altijd voor ogen houden dat je de informatie niet langer bewaart dan nodig. Daarbij moet je de kandidaat op de hoogte stellen van de door jou vastgestelde bewaartermijn. Dit betekent dat informatie die tijdens de sollicitatieprocedure is verzameld, moeten worden gewist zodra duidelijk is dat deze betreffende persoon niet bij je in dienst treedt.
Aandachtspunten gedurende het sollicitatieproces
Concluderend kunnen we stellen dat organisaties goed op de volgende zaken moeten letten tijdens hun zoektocht naar nieuw talent:
- Ga na of de gegevens die worden opgevraagd relevant en noodzakelijk zijn voor de selectieprocedure.
- Hanteer een gerechtvaardigde bewaartermijn; gebruikelijk is een termijn van vier weken. Als langer is gewenst, vraag dan toestemming aan de kandidaat om de gegevens maximaal één jaar te bewaren.
- Zorg ervoor dat de gegevensverwerking - zowel ten aanzien van de kandidaten als binnen je bedrijf - duidelijk en transparant is.
- Informeer kandidaten over de reden en wijze van gegevensverzameling.
- Wijs kandidaten op hun privacyrechten.
