Waarom als juridisch professional deelnemen aan een Legal Lean Six Sigma Yellow Belt training? Deze vraag stellen we aan collega Laurens Braaksma. Tijdens ons gesprek ontdekken we de voordelen van een dergelijke ‘legal operations’ training, maar ook wat het bakken van zuurdesembrood hiermee te maken heeft. Aan het woord: Laurens, onze Head of Process Management.
‘Een andere kijk op werkprocessen maakt het juridisch werk zoveel leuker en beter.’
Onmisbare nieuwkomer
Laurens Braaksma heeft zich al onmisbaar gemaakt binnen ICTRecht, ondanks pas een jaar in dienst te zijn. Op het moment van ons gesprek werkt hij vanuit huis, waar hij twee middagen per week voor zijn vijfjarige zoontje zorgt. Naast zijn rol als vader is hij druk bezig met het vormgeven van trainingen rondom procesverbetering voor juridische afdelingen (Legal Process Management). Dit doet hij op basis van de Lean Six Sigma methodiek, waar hij zelf een Master Black Belt in is. ‘Legal Process Management is een opkomende term binnen de juridische sector. Het is terecht dat hier meer aandacht aan wordt besteed, aangezien een andere kijk op werkprocessen het juridisch werk zoveel leuker en beter maakt.’
Deze training brengt theorie naar de praktijk
‘Ik geef intern training aan collega’s in deze procesverbeteringsmethodiek. Dat bevalt zo goed dat we hebben besloten deze trainingen ook extern aan te bieden. Hieruit is de Legal Lean Six Sigma Yellow Belt training gekomen. Deze bieden we onze opdrachtgevers op open inschrijving of in house aan.’ Vragen we Laurens waarom juridische professionals deze trainingen bij ICTRecht moeten volgen zegt hij: ‘De meeste Yellow Belt aanbieders zijn grote, bekende spelers in de markt gericht op bedrijven in de industrie en dienstverlening in meer algemene zin. Waar wij ons onderscheiden, is onze juridische achtergrond. Ik ben zelf kandidaat-notaris geweest op de Zuidas, en neem mijn kennis van de juridische processen mee bij het geven van de opleiding. Inmiddels heb ik deze opleiding al aan meer dan 100 (juridisch) professionals gegeven met veel plezier, van zowel mezelf als de deelnemers.’
Wat Laurens daarmee wil zeggen, is dat ICTRecht niet zomaar een generieke opleiding geeft, maar alle theorie direct toepasbaar maakt in de praktijk. Met andere woorden, hoe kan je het geleerde direct op de juridische werkprocessen toepassen? ‘Ik vertaal theorie naar voorbeelden uit de praktijk van de deelnemers, wat deze materie tastbaar maakt. Daarnaast zorgen voorbeelden en begrip van de eigen werkprocessen ook dat het meer gaat leven en het geleerde beter wordt onthouden.’
‘Er sluipen veel gewoonten in je dagelijkse werk die soms totaal onlogisch zijn.’
Mensen krijgen meer plezier in het werk
‘Sinds 8 jaar ben ik gestart met het verzorgen van trainingen. Ik wil graag helpen mensen beter te laten worden in het uitvoeren van hun werk en daarmee ook meer plezier in hun werk te geven. Het geven van lessen spreekt me enorm aan. Zo geef ik naast mijn huidige werk ook les aan de Hogeschool van Amsterdam; bij de Master Legal Management. Het is mooi hierbij te zien dat ik zo direct impact kan maken bij de studenten en daarmee indirect in hun werk.’
Haal onnodige stappen uit het juridische werkproces
Yellow Belt trainingen draaien om procesverbeteringen. Laurens: ‘Dat klinkt wellicht vaag, maar het is makkelijk toepasbaar in de praktijk. Advocatenkantoren of juridische afdelingen hebben te maken met omvangrijke werkprocessen, mede door wet- en regelgeving. Kantoren zijn vaak geneigd software aan te schaffen om werkprocessen te verbeteren, maar het is beter om eerst inzicht te krijgen in waar precies verbetering mogelijk is. Daar kan een Yellow Belt training bij helpen.’
Deze training maakt inzichtelijk waar in de werkprocessen hiaten en onnodige stappen (verspilling) zitten. Deze kunnen vervolgens uit het proces worden verwijderd of ondersteund worden door gebruik van technologie. Werkprocessen die beter op elkaar zijn afgestemd, maken het werk plezieriger. Je bent dan namelijk minder tijd kwijt aan werkzaamheden die geen waarde toevoegen of werkzaamheden waar je niet voor bent aangenomen. ‘Procesverbetering vereist een andere manier van kijken. Zeker juridische professionals bevinden zich in een rijdende trein, waardoor de vraag ‘zijn we de juiste dingen aan het doen’ vaak niet wordt gesteld. Ik verander die mindset, waardoor men makkelijker en anders naar het werk kijkt en effectief kleine of grote veranderingen doorvoert. Ik heb hierbij gemerkt dat dit, door het combineren van procesverbeteringsmethodiek en waar nuttig technologie, ook echt mogelijk is.’
‘In je eentje maak je geen proces. Procesverbetering is teamwork.’
Samen iets moois neerzetten
In je eentje kun je geen proces maken, zo stelt Laurens. Ondanks dat dit logisch lijkt, vragen we hem om een toelichting. ‘Het kan niet zo zijn dat jij in een werkproces iets doet en je collega niet. Vergelijk het maar met een orkest. Als een dirigent aan iedereen vraagt om zacht te spelen en één speler doet dat niet, dan heeft het geen effect. Je moet het met iedereen doen om echt impact te maken. Het mooie aan verandermanagement, want dat is een groot deel waar procesverbetering om draait, is om mensen mee te krijgen en samen iets moois neer te zetten.’
Mensen worden zich steeds meer bewust van het belang van het proces rondom het juridische werk. Je ziet dan ook dat Legal Process Management, wat hier onder meer over gaat, steeds meer in opkomst is. ‘Als je weet wat voor jou het beste proces is, maak je ook de juiste keuzes, bijvoorbeeld rondom het selecteren van nieuwe softwareapplicaties. Kijk je niet naar het proces, dan willen we vaak het oude proces faciliteren door de nieuwe technologie. En dat terwijl in het oude proces vaak veel gewoonten zijn geslopen die ook met de kennis van nu totaal onlogisch zijn.’
De juiste dingen consistent doen
Laurens legt ons wat meer uit over de betekenis van Lean en Six Sigma. Lean betekent het doen van de juiste dingen, en Six Sigma betekent dat je de juiste dingen constant blijft doen; met zo min mogelijk variatie. ‘Onze training maakt de gewoonten en inefficiënte handelingen inzichtelijk en geeft je de handvatten om in het vervolg anders tegen werkzaamheden aan te kijken.’
Ben je dan nooit tevreden? ‘Zeker wel, maar zoals elke Lean Six Sigma trainer wel zal beamen zit in de aard van het beestje dat je altijd blijft kijken naar hoe iets beter kan. Daar kan ik heel erg van genieten.’
Dashboard geek
Het schrijven en organiseren van trainingen, zowel intern als extern, is niet het enige dat Laurens graag doet. Hij is – zoals hij het zelf zegt – een echte dashboard geek. Een vakidioot die het leuk vindt om met werkprocesdata te werken en deze te visualiseren. Voor ICTRecht heeft hij inmiddels zo’n twintig dashboards gemaakt. ‘En ja, die worden ook gebruikt’, zo lacht hij. Als Head of Process Management is het de taak van Laurens om mee te denken hoe ICTRecht beter opereert. Hier kan hij zich helemaal in verliezen en uren mee bezig zijn. Of hij dan nooit ontspant? ‘Ja hoor, lekker sporten (op de racefiets), maar ik werk ook graag in mijn eigen tuin en in de gemeenschappelijke rozentuin in onze wijk. Ook daar kan ik me helemaal in verliezen en uren bezig zijn als ik niet word onderbroken.’
Brood bakken
Laurens heeft ook een orkest opgericht, zelf speelt hij al 30 jaar cello. ‘Lean is een vaardigheid en hoe vaker je het toepast hoe beter je erin wordt. Het moet een gewoonte worden. Hoe vaker je iets doet, hoe beter je het kunt doen, net als bij elke hobby.’ Zo maakt hij ook graag zuurdesembrood. ‘Ik heb eens een dag mogen meelopen bij een bakker. En wat blijkt? Als je de techniek eenmaal beheerst en de juiste stappen volgt, dan wordt het resultaat steeds beter en voorspelbaarder. Dat is precies de basis die ik met deze training aan deelnemers meegeef.’ Ben je dan nooit tevreden? ‘Zeker wel, maar zoals elke Lean Six Sigma trainer wel zal beamen zit in de aard van het beestje dat je altijd blijft kijken naar hoe iets beter kan. Daar kan ik heel erg van genieten.’
Legal Lean Six Sigma Yellow Belt training volgen?
Ben je een juridisch professional en klaar met stroperige processen en werk dat toch makkelijker zou moeten kunnen? Dan is deze 3-daagse Legal Lean Six Sigma Yellow Belt training iets voor jou! In deze door The Council for Six Sigma Certification (CSSC) geaccrediteerde opleiding, speciaal ontwikkeld voor juridisch professionals, word je meegenomen in alles wat je moet weten om zelf met deze methodiek aan de slag te gaan.
Meet the Minds
Na het eerste interview met Head of Legal Technology, Mark Zijlstra, is dit het tweede artikel in onze gloednieuwe rubriek 'meet the minds'. We nemen je mee achter de schermen en hopen met de interviews een uniek inzicht in de teamleden van ICTRecht te geven. Onze experts slaan met liefde en expertise een brug tussen technologische innovatie en juridische vraagstukken. Leer meer over de personen die onze organisatie vormgeven en ontdek hoe zij hun kennis inzetten om de uitdagingen van de moderne digitale wereld aan te gaan.
