In deze blogreeks nemen we u mee in de wereld van cloudtransities en IT-partners. In de vorige twee edities hebben we stilgestaan bij de belangrijkste valkuilen en bij de verborgen kosten van een cloudtransitie. In deze blog delen we de belangrijkste leerpunten tijdens het selectietraject van een IT-partner. Met deze kennis bent u in staat om sneller tot een betere keuze te komen.
Heb ik altijd een IT-partner nodig om een cloudtransitie te realiseren? Nee, zeker niet. Er zijn ook genoeg organisaties die dit vanuit hun eigen (ICT-)afdeling uitvoeren. Het is echter wel aan te raden om een IT-partner te laten ondersteunen bij migraties, het inrichten van de digitale werkplek en het beheren van de nieuwe cloudarchitectuur.
Leerpunt 1: Doe een goede uitvraag
Het gehele selectietraject is een vraag-en-antwoordspel tussen u en de leveranciers. Ja, alle leveranciers hebben tot op zekere hoogte een standaard aanpak die zij zullen presenteren. Elke situatie vraagt echter om extra aandacht. Hoe beter de uitvraag is, hoe beter de leveranciers antwoord kunnen geven. En dat stelt u in staat om een betere keuze te maken. Wat maakt dan een goede uitvraag? Als eerste moeten we een balans zoeken tussen klassieke inkoop waarbij u alle eisen uitwerkt en de leveranciers hierop laat reageren, en een prestatie-inkoop waarbij er minder concrete eisen worden gesteld en waarbij de leverancier ruimte krijgt om te laten zien welke waarde zij willen toevoegen. Hoewel de prestatie-inkoop (best value procurement) in de praktijk heel waardevol is, hebben de meeste organisaties behoefte om op een aantal punten concreet aan te geven of de aanbieding van de leverancier voldoet aan de eisen. Maak daarom een gezonde balans tussen deze twee meest gebruikte aanpakken. Dit dwingt uw organisatie ook om te benoemen wat echt belangrijk is.
Leerpunt 2: Bepaal eerst waar u staat
In de praktijk zien we dat de meeste organisaties in een selectietraject zich volledig richten op de mogelijke leveranciers. De eerste stap zou echter meer gericht moeten zijn op uzelf, of beter gezegd, op uw organisatie. Elk selectietraject start met de vraag ‘waar willen wij naartoe?’ (zie leerpunt 3) en de vraag ‘waar staan we nu?’. Vooral deze laatste vraag wordt vaak overgeslagen en wordt pas beantwoord als de beoogde leverancier hier tijdens het selectietraject naar vraagt. Het is verstandig om deze logische vraag voor te zijn en voorafgaand aan het selectietraject te bepalen waar u staat. Dit kan door drie essentiële vragen te beantwoorden. Als eerste richten we ons op de vraag wat de stand van de huidige techniek is in uw organisatie. Om hier antwoord op te krijgen verzamelen we zoveel mogelijk relevante informatie, zoals: overzichten van uw technische infrastructuur, applicatielandschap en licenties (en contracten). Dit geeft al een duidelijk beeld van de huidige situatie. Een bijkomend voordeel is het besef dat sommige overzichten waarschijnlijk niet actueel zijn. Dat geeft meteen een mooie vervolgactie. De volgende vraag richt zich op de houdbaarheid en continuïteit van de huidige omgeving. Zijn er onderdelen die niet meer passen bij de ontwikkeling die uw organisatie doormaakt? Als laatste is het waardevol om vanuit de organisatie (en wellicht vanuit uw klanten) na te gaan wat de belangrijkste verbeterpunten zijn. Deze kunnen dan benadrukt worden tijdens het selectietraject.
Leerpunt 3: Maak de stip over de horizon inzichtelijk
Nu we weten waar we staan, richten we ons op de vraag waar we naartoe willen gaan. Wat is de ontwikkeling die u voor uw organisatie ziet en welke middelen zijn daarvoor nodig? Meestal zien organisaties de stip ‘aan’ de horizon wel, maar het is uiteraard verstandig nog wat verder te kijken. Dit vergezicht is een belangrijk middel om toekomstige ontwikkeling te bepalen. Niet alleen voor de cloudtransitie maar ook voor andere ontwikkelingen die uw organisatie door gaat maken. Dit beeld noemen wij de stip over de horizon en geeft richting voor de hele organisatie, niet alleen voor het team wat zich bezighoudt met de selectie van een nieuwe IT-partner. Waar concrete behoeftes een directe eis of beoordeling vormen tijdens een selectietraject is het juist het vergezicht wat ruimte voor de leveranciers geeft om hun toegevoegde waarde aan te tonen. De stip over de horizon bepaalt namelijk niet hoe je iets oplost maar wel wat je wilt oplossen, en mogelijk ook waarom. Dit geeft de leverancier de ruimte om hun aanpak en middelen te presenteren in het licht van de stip over de horizon.
Leerpunt 4: Houd drie fases aan
Er is niet één manier als het op het proces van een selectietraject aankomt. Het is wel verstandig om in ieder geval deze drie fases aan te houden en deze apart te beoordelen. In de longlistfase wordt, al dan niet aan de hand van een marktscan en met behulp van een begeleidende partij, een inventarisatie van potentiële leveranciers gemaakt en een longlist aangelegd. Op het moment dat er een longlist is, zal er bij deze partijen een Request for Information (RFI) worden uitgezet. Na een beoordeling van de antwoorden van de RFI zal er aan de overgebleven partijen een Request for Proposal (RFP) worden gestuurd. Op basis van de ontvangen informatie zal er eventueel nog een shortlist worden aangelegd en kunnen er nog extra stappen zijn om tot een definitieve keuze te komen. Te denken valt hierbij aan het uitvoeren van workshops om een businesscase verder uit te werken. Met deze gefaseerde aanpak houdt u grip op het proces. Het is immers van tevoren bepaald op welke manier de leveranciers zich door het proces bewegen.
Leerpunt 5: Bespaar waar mogelijk tijd tijdens de contractfase
Na het doorlopen van alle inhoudelijke fases gaat u met de winnende partij de contractfase in. Deze fase kan in sommige gevallen onaangenaam lang duren. Door leerpunt 2 in het selectietraject mee te nemen, heeft u zicht gekregen op de huidige situatie. Dat geldt ook voor alle afgenomen licenties en lopende contracten. Een duidelijk zicht op deze informatie helpt u enorm tijdens het doorlopen van de contractfase. Een andere duidelijke versneller is het meenemen van de eigen inkoopvoorwaarden als vereiste. Op deze manier verbindt de leverancier zich tijdens het traject al aan de voorwaarden. In het geval de leverancier met bepaalde voorwaarden niet akkoord kan gaan of hierover in gesprek wilt, wordt dit tijdens de selectiefase al bekend gemaakt. Dit scheelt ook veel tijd in de contractfase. Indien u gebruik maakt van inkoopvoorwaarden is het uiteraard wel van belang dat deze in voldoende mate zijn toegespitst op de in te kopen ICT-dienst. Het gebeurt regelmatig dat een partij wel inkoopvoorwaarden heeft, maar dat deze bijvoorbeeld enkel betrekking hebben op de inkoop van goederen.
Bent u benieuwd hoe u deze leerpunten kunt toepassen in uw traject? Maak dan een vrijblijvende afspraak met een van onze specialisten of voer onze quickscan uit!
Deze blog is geschreven in samenwerking met Danny Molendijk, eigenaar bij Wieck Molendijk consultants.
