Eenmaal een leverancier gekozen is het tijd om de overeenkomst op te stellen en beide partijen aan elkaar te binden. Het opstellen van ICT-contracten in het algemeen en outsourcingscontracten in het bijzonder is geen gemakkelijke exercitie. Het is daarom raadzaam om hiervoor professionele hulp in te schakelen. Een kundige ICT-jurist betrekken in het cloudsourcingtraject kan onaangename verrassingen in de toekomst voorkomen.
Afhankelijk van de omvang van een outsourcing zal er gewerkt worden met een mantelovereenkomst waaraan verschillende bijlagen worden gehangen. De mantelovereenkomst bevat algemene bepalingen en de bijlagen zijn er voor om specifieke zaken te regelen. Aan welke onderwerpen zal aandacht moeten worden besteed in het contract? Ik bespreek er een aantal;
De kern van de overeenkomst is het beschrijven van de te leveren diensten. Het blijkt vaak een hele uitdaging te zijn om de diensten nauwkeurig op papier te krijgen. Als er In de voorbereidende fase reeds gewerkt is met een term sheet dan kan dat een goed uitgangspunt zijn om de diensten te omschrijven. Laat je als afnemer van de diensten niet verleiden door een lijst met vooraf omschreven functies van de leverancier over te nemen in het contract. De kans dat je specifieke eisen mist is groot en het zorgt voor tunnelvisie. Wanneer vooraf alle functies zijn bepaald in het term sheet kan je die eisen opnemen in het contract.
Minstens zo belangrijk zijn de service levels. De service levels beschrijven de kwaliteit van de te leveren diensten door de leverancier. Zaken als beschikbaarheid (bv een uptime van 98%), het onderhoud (zowel preventief, constructief en correctief) en bereikbaarheid van een helpdesk vallen onder de service levels. Meestal worden deze zaken in een aparte overeenkomst, een zogenaamde Service Level Agreement (SLA) opgenomen.
De SLA zal dan als bijlage bij de mantelovereenkomst worden gevoegd. Hoewel een SLA vooral een procedureel document is zal er altijd een jurist moeten worden ingeschakeld worden om dit op te stellen. Als partijen elkaar willen afrekenen op de opgenomen afspraken kan het verschil tussen een inspanningsverplichting en een garantie van groot belang zijn. De exacte bewoordingen zijn daarom zeer belangrijk. Het is overigens aan te raden deze overeenkomst in samenspraak op te stellen zodat er geen onduidelijkheden kunnen ontstaan.
Uiteraard zullen in de overeenkomst bepalingen moeten worden opgenomen over betaling, looptijd, rechtskeuze, overmacht en aansprakelijkheid. Dit zijn standaardonderwerpen die in ieder contract een plek verdienen. Wanneer er sprake is van cloudsourcing zal er ook aandacht moeten worden besteed aan een exit plan. Wanneer partijen om welke reden dan ook uit elkaar gaan is het goed om vooraf al een regeling te treffen met betrekking tot de overdracht naar een vergelijkbare leverancier of het veilig stellen van data.
In mijn volgende blog zal ik verder ingaan op twee aparte onderwerpen die meer aandacht verdienen; privacy & security en continuïteit.
