In het cloudsourcingstraject komt na de selectie van een of meer leveranciers de fase van het contracteren. Tussen deze twee fases is het voor partijen belangrijk om te onderzoeken of de ander (financieel) betrouwbaar is. Partijen worden door de te sluiten overeenkomst van elkaar afhankelijk voor een langere periode dus is het goed om te weten of de wederpartij toekomstbestendig is. Een due diligence-onderzoek is daarom voor beide partijen zeer nuttig.
Zo’n onderzoek zal naar inhoud en omvang flink verschillen, afhankelijk van de grootte van de outsourcing en het moment van het onderzoek. Het doel van een due diligence is om te voldoen aan een bepaalde mate van zorgvuldigheid. Dit onderzoek kan veel tijd kosten en het is daarom verstandig om een duidelijke planning met deadlines te maken. De onderwerpen die in een due dilligence-onderzoek aan bod komen zijn niet altijd hetzelfde. Van een leverancier wil je als klant bijvoorbeeld weten of die partij financieel gezond is. Als een clouddienstverlener failliet gaat kan dat zeer grote gevolgen hebben. Aan de andere kant wil je als leverancier van de klant de technische status weten.
Als klant kan je van de leverancier een financieel rapport wil opmaken is het aan te raden dit door een gespecialiseerd bedrijf te laten doen. In zo’n rapport komen scores te staan op het gebied solvabiliteit, quick/ current ratio, betalingsverplichtingen en de algemene faillissementsscore. Dit geeft een goed beeld van de financiële positie van het bedrijf. Minstens zo belangrijk zijn onderwerpen als beveiliging van de systemen. Voldoet de leverancier bijvoorbeeld aan bepaalde ISO- certificeringen? Wanner je als bedrijf gevoelige informatie zoals persoonsgegevens in de cloud verwerkt wil je er zeker van zijn dat de beveiliging voldoende geregeld is. In hoeverre maakt de leverancier gebruik van eigen intellectuele eigendom? Welke licenties spelen een rol? Heel veel clouddiensten bestaan uit een bundel van licenties van derde partijen (zoals microsoft-office pakketten). Tenslotte kan er in een due dilligence onderzoek vragen worden gesteld naar de mate van continuïteit en een eventuele exitstrategie.
Een leverancier zal ook vragen hebben ten aanzien van de betrouwbaarheid van zijn klant. Naast een financieel gedeelte zal de leverancier ook naar technische en organisatorische onderwerpen kijken. Wanner een leverancier zich verbindt om alle huidige functionaliteiten over te nemen via een clouddienst zal hij willen weten wat de huidige status is. De huidige gebruikte hardware en software kan bijvoorbeeld meespelen maar ook de omvang en de verwachte groei van personeel die gebruik gaat maken van de dienst. Voor een leverancier kan het ook van belang zijn om te weten of de klant onder een toezichthouder valt, dit kan extra regels met zich brengen waar de leverancier aan moet voldoen.
De uitkomst van het due diligence-onderzoek zal je helpen een completer beeld te krijgen van de partij waarmee het outsourcingscontract gesloten
