Nadat de interne organisatie op orde is en besloten welke activiteiten ge-outsourced moeten worden is het tijd om een leverancier te selecteren. Aangezien er bij outsourcing een langdurige afhankelijkheid van de leverancier ontstaat is het van belang een goed overwogen keuze te maken. De selectiefase kan worden ingedeeld in verschillende fasen die ik hieronder een voor een zal behandelen.
De eerste fase bestaat uit het aanschrijven van meerdere potentiële leveranciers. Bij dit eerste contact wordt informatie gevraagd over de mogelijke te leveren diensten. Door informatie op te vragen met een zogenaamde request for information (RFI), kan er in kaart gebracht worden welke leveranciers in aanmerking komen. De informatie die leveranciers sturen in reactie hierop zal zeer algemeen van aard zijn maar kan gebruikt worden om een eerste scheiding te maken. Criteria kunnen hierbij zijn; reputatie, economische stabiliteit, ervaring en kwaliteit.
Wanneer er een keuze gemaakt is voor een aantal leveranciers is de volgende stap de offerte-aanvraag. Dit doet men door een zogenaamde request for proposal (RFP). Hierin worden de doeleinden en de te bereiken oplossing van de outsourcing verwoord. Een aantal onderwerpen die in een RFP aan bod komen zijn: algemene informatie over de organisatie, verantwoordelijke personen (projectteam), omschrijving van de uit te besteden diensten, de service levels, vertrouwelijkheid van informatie, bewijs van financiële stabiliteit etc. Een heldere RFP zal leiden tot aanbiedingen die daadwerkelijk aansluiten op de behoeften. Door de RFP gestructureerd en duidelijk op te stellen functioneert het als een visitekaartje naar de leverancier en zal het die partij dwingen om met een goed aanbod te komen.
Aan de hand van de antwoorden op de RFP kunnen twee of meer leveranciers gekozen worden om daarmee verder de onderhandelingen in te gaan. Om de antwoorden goed te kunnen vergelijken is het zaak deze te structureren. Dit doet je door een termsheet op te stellen. In een termsheet zet je als outsourcende partij alle commerciële en functionele eisen die van belang zijn op een rij. Een term sheet wordt vervolgens door of samen met de leveranciers ingevuld aan de hand van de gestelde eisen. Er ontstaat op die manier een tabel met een aantal kolommen. In de eerste kolom de eisen, in de tweede kolom de reactie van de leverancier(s) en in de derde kolom de eventuele compromissen ten aanzien van de eisen. In de laatste kolom komt de status van eis te staan (open/afgerond/n.v.t.). Bij het cloudsourcen van een remote desktop kan het bijvoorbeeld een eis zijn dat er aan bepaalde (specifieke) beveiligingseisen moet worden voldaan voor dataverkeer. Dit komt dan in kolom 1. De leverancier zou in de tweede kolom kunnen aangeven dat dit niet kan of te duur is. Vervolgens kan er een compromis ontstaan in de derde kolom waarin de kosten worden gedeeld. Door de eisen en mogelijkheden op deze manier in kaart te brengen kan er een weloverwogen keuze worden gemaakt voor een leverancier.
Door op deze gestructureerde manier te werk te gaan kan het term sheet daarna ook goed gebruikt worden om de latere contractonderhandelingen te stroomlijnen. Hierover meer in mijn volgende blog.
