Wanneer een organisatie groeit, ontstaat vaak de behoefte juridische documenten beter te regelen. Zeker wanneer men vaker zaken doet met dezelfde klanten, kan de introductie van een mantelovereenkomst zeer wenselijk zijn. De mantelovereenkomst of raamovereenkomst is een overeenkomst die het mogelijk maakt meerdere overeenkomsten aan te gaan zonder steeds op de juridische randvoorwaarden in te hoeven gaan.
Qua opzet is een mantelovereenkomst sterk vergelijkbaar met algemene voorwaarden. Het verschil met algemene voorwaarden is dat een mantelovereenkomst gewoonlijk van begin tot eind uit onderhandeld wordt met het oog op een langdurige samenwerking.
Inkoopopdrachten
De kern van de mantelovereenkomst is het eenvoudig kunnen aanvragen van specifieke diensten. Dit kan uiteenlopen van softwareontwikkeling tot consultancy, training of het beschikbaar stellen van webdiensten. Omdat de mantelovereenkomst in beginsel alle juridische kaders gesteld heeft, kan een offerte voor een dienst bestaan uit enkel de te leveren prestaties en de prijs. Dit scheelt veel tijd in onderhandelen. De mantelovereenkomst is daarom ook wel te zien als een anders opgeschreven set algemene voorwaarden.
De mantel moet voor opdrachten in ieder geval bepalen hoe deze worden gesloten, welke duur zij hebben en welke prijs of prijzen daarvoor gelden. Overige zaken – zoals wie eigenaar wordt van resultaten, aansprakelijkheid of de opleverprocedure – kunnen per opdracht worden geregeld maar bij voorkeur wordt dit in de mantelovereenkomst opgenomen.
Rangorde van documenten bij een mantelovereenkomst
Hoe de nadere opdrachten (ook wel inkoopopdrachten, Statements of Work of purchase orders) worden gesloten, is een kernaspect van een mantelovereenkomst. Vaak kent de mantelovereenkomst diverse bijlagen die algemene punten nader uitwerken, zoals een Service Level Agreement of een bewerkersovereenkomst.
De rangorde van deze bijlagen is dan ook altijd een belangrijk aandachtspunt. Het is mogelijk dat een opdracht afwijkt van de algemene regels. Zo zou een mantelovereenkomst kunnen bepalen dat geen reiskosten worden vergoed, terwijl men bij een specifieke training in het buitenland juist wél reis- en verblijfskosten wil vergoeden. Of men kan bij een opdracht besluiten tot een snelle betaling vooraf, of juist betaling achteraf op nacalculatie, in afwijking van de mantelovereenkomst.
De meest voor de hand liggende rangorde is die waarbij de opdrachten prevaleren boven de raamovereenkomst. Zo kunnen eenvoudig nadere opdracht-specifieke afspraken worden gemaakt. Een nadeel van deze aanpak is echter wel dat er onbedoeld kan worden afgeweken van zorgvuldig uit onderhandelde afspraken uit de mantelovereenkomst. Om die reden wordt wel gewerkt met een omgekeerde rangorde: de raamovereenkomst prevaleert boven opdrachten.
Dit heeft als nadeel dat de raamafspraken weinig flexibel worden. Een tussenvorm kan zijn dat men bepaalt dat de raamovereenkomst prevaleert tenzij een opdracht expliciet andersluidend is (“In afwijking van artikel 7.5 van de Raamovereenkomst is de betalingstermijn 45 dagen”).
Algemene voorwaarden en de mantelovereenkomst
Een mantelovereenkomst lijkt in beginsel veel op algemene voorwaarden. Beiden zijn opgezet voor gebruik bij meerdere overeenkomsten en regelen dus in abstracto allerlei algemene onderwerpen. De opdracht-specifieke zaken komen dan in een ander document terug: de offerte bij algemene voorwaarden, de opdracht of purchase order bij een mantelovereenkomst.
Verschil is dat algemene voorwaarden in beginsel bedoeld zijn voor losse opdrachten aan meerdere opdrachtgevers, terwijl een mantelovereenkomst in beginsel aangegaan wordt met één opdrachtgever. Uiteraard kan daarbij gewerkt worden met een standaardtekst, maar de mantelovereenkomst wordt gewoonlijk uit onderhandeld terwijl dat bij algemene voorwaarden minder gebruikelijk is.
Het komt voor dat algemene voorwaarden van een de partijen – of van beiden – worden opgenomen bij de mantel. Dit raden wij af, aangezien het al snel tot buitengewoon veel onduidelijkheid kan leiden welke bepaling van toepassing is. Daarnaast wordt de omvang van het document sterk vergroot. Bij voorkeur worden alle algemene bepalingen in de mantelovereenkomst zelf opgenomen. Natuurlijk kan men bepalen dat de mantelovereenkomst prevaleert bij conflicten tussen mantel en algemene voorwaarden, maar waarom daar ruimte voor discussie laten?
Duur en opzegging van een mantelovereenkomst
Een mantelovereenkomst wordt gewoonlijk aangegaan voor onbepaalde tijd, omdat immers nog niet bekend is welke nadere opdracht(en) langs zullen komen. Opzegging van de mantelovereenkomst kan normaal per direct, mits alle lopende opdrachten afgerond zijn. Opzeggen terwijl een opdracht nog loopt, is onwenselijk. Men moet dan immers eigenlijk ook alle lopende opdrachten stopzetten. Dit zou alleen in zeer specifieke uitzonderingssituaties moeten zijn toegestaan.
De mantelovereenkomst moet ook regelen hoe specifieke opdrachten worden aangegaan en opgezegd. Gebruikelijk is een standaardtermijn af te spreken en expliciet toe te laten dat de opdracht zelf hiervan kan afwijken. Tussentijds opzeggen van een opdracht is meestal iets om in de opdracht zelf te regelen, maar men kan natuurlijk een standaardregeling opnemen die op alle opdrachten van toepassing is.
Men kan ook onderscheid maken naar soorten opdrachten. Gebruikelijk is de duurovereenkomst (zoals voor hosting van websites of applicaties of het verlenen van softwarelicenties) te onderscheiden van meer korte termijnovereenkomsten (zoals ontwikkeling van software of het verzorgen van trainingen). De laatste categorie is dan in beginsel niet tussentijds opzegbaar behalve bij wanprestatie, terwijl de duurovereenkomst periodiek opzegbaar is.
Bewerkersovereenkomst als deel van mantelovereenkomst
Een bewerkersovereenkomst is de overeenkomst waarbij een partij (de bewerker) in opdracht van een ander (de verantwoordelijke) persoonsgegevens verwerkt. De bewerkersovereenkomst is een verplichte overeenkomst wanneer een partij persoonsgegevens door een ander wil laten verwerken (art. 14 Wbp). Omdat de bewerkersovereenkomst naar zijn aard generieke bepalingen bevat, ligt het voor de hand deze als deel van de mantelovereenkomst op te voeren.
Formeel gezien moet de bewerkersovereenkomst een apart document zijn, hetgeen bij een mantelovereenkomst inhoudt dat deze als bijlage moet worden opgenomen. De rangorde van de bewerkersovereenkomst is dan van belang. Vaak wordt deze laag ingestoken omdat de bewerkersovereenkomst als sluitstuk wordt gezien. Dit is echter onjuist, omdat de bewerkersovereenkomst dwingend rechtelijke bepalingen omtrent privacy uitwerkt. Eigenlijk zou de bewerkersovereenkomst dus moeten prevaleren boven alle andere documenten. Dit staat in de praktijk weer erg gek. Praktisch aan te bevelen is te zorgen dat de andere documenten geen aspecten van persoonsgegevens regelen, zodat geen conflict in de rangorde kan ontstaan.
Service Level Agreement
In een Service Level Agreement (SLA) legt een leverancier vast welke kwaliteit van dienstverlening hij levert. Doel van een SLA is in principe te zorgen voor objectieve maatstaven om vast te stellen of de leverancier wanpresteert of niet. Dit zijn in principe resultaatsverplichtingen, waardoor harde(re) verplichtingen voor een leverancier ontstaan. Vaak is het niet halen van de vastgelegde kwaliteit gekoppeld aan een contractuele boete bij wijze van prikkel tot nakoming.
Omdat ook de SLA naar zijn aard generieke bepalingen bevat, ligt het voor de hand deze als deel van de mantelovereenkomst op te voeren net als de bewerkersovereenkomst. Op die manier zal de SLA een aanvullend raamwerk bieden voor de maatstaven van alle te sluiten opdrachten. Eventueel kan dan in een specifieke opdracht de SLA buiten toepassing worden verklaard, of juist een hoger niveau van dienstverlening worden opgenomen.
Wanneer diensten echter erg verschillend zijn, bijvoorbeeld enerzijds ontwikkeling van software en anderzijds het hosten van internetdiensten, zou het meer voor de hand liggen de SLA per opdracht op te nemen.
Checklist mantelovereenkomst
De belangrijkste aandachtspunten in een mantelovereenkomst op een rijtje:
- Totstandkoming van opdrachten (purchase orders)
- Rangorde van documenten
Algemene voorwaarden leverende partij – nodig of niet?
Inkoopvoorwaarden wederpartij – nodig of niet?
Bewerkersovereenkomst - Duur en opzegging van de mantel
- Gevolgen voor lopende opdrachten bij opzegging mantel
- Duur en opzegging van opdrachten
- Aanpassing van opdrachten
- Uitvoering van opdrachten algemeen
- Intellectueel eigendom
- Aansprakelijkheid en overmacht
- Bijlagen
Service Level Agreement
Bewerkersovereenkomst
Dit artikel is eerder gepubliceerd in ons magazine ICTRecht in de praktijk nr. 3 2016
