De mogelijkheden om per e-mail beroep in te stellen of bezwaar te maken bij bestuursorganen nemen toe, zo is gebleken uit een aantal uitspraken van de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State. Als een bestuursorgaan geen hersteltermijn biedt bij foutief per e-mail ingediende berichten of als die termijn onredelijk is, dan kan die e-mail zomaar alsnog geldig zijn. Toch worden er ook grenzen gesteld aan de geldigheid van digitaal ingediende bezwaren, zo blijkt uit de volgende uitspraak.
De staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (toen nog Jetta Klijnsma) verlaagde in 2009 de subsidie aan een stichting met de naam Stichting Senioriteit Nederland. De stichting maakte daartegen bezwaar maar dat bezwaar werd door de staatssecretaris niet-ontvankelijk verklaard omdat het bezwaar niet binnen de gestelde termijn binnen was gekomen.
Het bezwaar was door de stichting namelijk niet op schrift maar per e-mail verzonden, terwijl het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de digitale weg niet heeft opengesteld. De stichting is van mening dat het bezwaar wel per e-mail mocht worden ingediend omdat een medewerker van het Ministerie dat op 1 oktober, de dag waarop de bezwaartermijn eindigde, telefonisch aan de voorzitter van de stichting had medegedeeld.
Die mededeling werd echter gedaan vanwege de grote tijdsdruk (het was inmiddels al 1 oktober) en het verblijf van de voorzitter in het buitenland. Een indiening per e-mail was dan ook het meest haalbare en zou de termijn voor het alsnog schriftelijk indienen kunnen verlengen. Want die schriftelijke indiening, die moest er alsnog komen zo oordeelt ook de rechter:
De stichting had behoren te begrijpen dat de suggestie van de medewerker, gedaan nadat hij door de stichting op de laatste dag van de bezwaartermijn werd benaderd met de vraag hoe zij nog tijdig zou kunnen opkomen, het karakter had van een noodoplossing.
Op 14 oktober heeft de staatssecretaris dan ook per brief aangegeven dat er uiterlijk op 20 oktober alsnog een schriftelijk bezwaar ingediend mocht worden. Daarmee wordt de redelijke termijn geboden die van het Ministerie verlangd kon worden. Er wordt namelijk voldaan aan een aantal cruciale voorwaarden (zie ook dit eerdere bericht):
- Uit de e-mail van de voorzitter valt af te leiden dat daarmee beoogd wordt bezwaar te maken;
- De e-mail is verzonden naar het zakelijke e-mailadres van de ambtenaar met wie de voorzitter zodanig contact heeft gehad over de zaak, dat hij ervan uit mocht gaan dat het e-mailbericht met het bezwaar ook naar die ambtenaar mocht worden gestuurd.
De stichting had moeten begrijpen dat de brief van de staatssecretaris met daarin de details over de herstelmogelijkheid schriftelijk kon worden verstuurd. Uit de e-mailwisseling tussen de voorzitter en de medewerker van het Ministerie blijkt namelijk niet dat correspondentie vanaf dat moment enkel per e-mail zou plaatsvinden. Dat de stichting die brief daarom te laat heeft gezien en dus te laat het schriftelijke bezwaarschrift heeft ingediend is dan ook de verantwoordelijkheid van de stichting zelf, zo oordeelt de rechter.
Overigens had het Ministerie in mijn ogen ook per e-mail de voorzitter op de hoogte kunnen brengen van de verzonden brief met daarin de details over het alsnog schriftelijk in moeten dienen van het bezwaar en de termijn waarbinnen dat moest plaatsvinden. Dat had simpelweg gekund door een verwijzing naar die brief, zodat de voorzitter gedurende zijn verblijf in het buitenland had kunnen regelen dat deze brief uit de stapel post zou worden gevist. Dan had het bezwaar tegen de verlaging van de subsidie op inhoudelijke gronden kunnen worden behandeld in plaats van deze afwijzing op basis van een procedurele fout.
