Organisaties zijn de afgelopen tijd druk bezig geweest met het implementeren van de regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit vergt onder meer – bij de ene organisatie wat meer dan bij de andere – het opstellen van documenten, het uitrollen van nieuw privacybeleid, en een andere manier van werken. Wat bij de implementatie van de AVG nogal eens over het hoofd wordt gezien is dat de Ondernemingsraad (OR) in bepaalde gevallen om instemming dient te worden gevraagd. Maar wanneer dan precies?
Wanneer is een Ondernemingsraad verplicht?
Een OR is volgens de wet verplicht voor ondernemingen waarin ten minste 50 werknemers werkzaam zijn op basis van een arbeidsovereenkomst of publieke aanstelling. Daarbij maakt het niet uit of sprake is van een fulltimer, parttimer of oproepkracht. Ook uitzendkrachten tellen mee als zij minimaal twee jaar bij de onderneming hebben gewerkt. Zzp’ers daarentegen tellen niet mee, tenzij de onderneming en de OR hebben afgesproken dat deze groep wel meetelt. Heeft een werkgever meerdere ondernemingen? Dan moet elke onderneming met minimaal 50 werknemers een OR hebben. Heeft de werkgever meer ondernemingen met elk minder dan 50 werknemers? Dan kan een gemeenschappelijke OR worden ingesteld.
Regeling over het gebruik van persoonsgegevens en personeelsvolgsystemen
Op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) dient de OR om instemming te worden gevraagd bij elk voorgenomenbesluittot het vaststellen, wijzigen of intrekken van regelingen omtrent het gebruiken van persoonsgegevens van werknemers. Ook dient om instemming te worden gevraagd indien het gaat om een regeling over het gebruik van personeelsvolgsystemen. De wetgever vond betrokkenheid van werknemers, openheid over procedures en de omgang met gegevens dusdanig belangrijk, dat de OR daarvoor instemming dient te geven.
Maar wat is precies een ‘regeling’? Onder een ‘regeling’ wordt verstaan een besluit dat een algemene strekking heeft. Het moet dus gaan om een besluit dat is gericht op alle of een groep werknemers. Het instemmingsrecht geldt niet ten aanzien van besluiten die gericht zijn op een individu. Denk bijvoorbeeld aan het gebruiken van camerabeelden voor een individuele ontslagzaak en daarmee afwijken van beleid ten aanzien van het inzetten van camera’s.
Om te kunnen voldoen aan de regels van de AVG is een goed privacybeleid haast onmisbaar. Het is dan ook aan te bevelen om privacybeleid te maken dat naleving van de AVG op hoofdlijnen beschrijft, gevolgd door specifieke aanvullingen op verschillende gebieden. Dit privacybeleid kan ook raken aan de persoonsgegevens van werknemers. Denk bijvoorbeeld aan beleid over welke persoonsgegevens van werknemers worden opgevraagd, voor welk doel dit gebeurt, hoe lang deze persoonsgegevens worden bewaard en op welke manier ze worden beveiligd. Meer concreet kun je denken aan privacybeleid ten aanzien van het registreren van ziekte, de omgang met personeelsdossiers en het administreren van het salaris. Dergelijk privacybeleid kwalificeert als ‘regeling’ over het gebruik van persoonsgegevens van werknemers, waarvoor dus instemming van de OR nodig is.Instemming van de OR is ook nodig voor regelingen voor het gebruik van personeelsvolgsystemen. Een personeelsvolgsysteem is elk geautomatiseerd systeem dat geschikt is om personeel te volgen. Het maakt daarbij niet uit of het ook de bedoeling is van het systeem om het personeel daadwerkelijk te volgen. Je kunt denken aan beleid op het gebied van cameratoezicht, gps-trackers, monitoring van ICT- en internetgebruik en systemen die aanwezigheid, tijd en toegang registreren.
Betrek de OR op tijd
Het instemmingsrecht van de OR ziet op ‘voorgenomen’ regelingen. Het is daarom belangrijk om de OR op tijd te betrekken bij het besluitvormingsproces en niet pas op het moment dat het besluit al in kannen en kruiken is. De OR dient schriftelijk op de hoogte te worden gesteld van het te nemen besluit. Daarbij dient een overzicht te worden verstrekt van de beweegredenen voor het besluit en de gevolgen die het besluit naar verwachting zal hebben voor de werknemers. Er dient vervolgens minimaal éénmaal een overleg te zijn gepleegd met de OR over het voorgenomen besluit. Na het overleg deelt de OR zo spoedig mogelijk, schriftelijk en met redenen omkleed, zijn beslissing mee. Na het besluit van de OR dient zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de OR te worden medegedeeld welk besluit is genomen en met ingang van welke datum het besluit wordt uitgevoerd. Als de OR wordt overgeslagen terwijl instemming verplicht is, dan kan de OR de nietigheid van het besluit inroepen, waardoor het besluit ongeldig is.
