Uw algemene voorwaarden zijn in principe altijd van toepassing op uw verkopen. Als gebruiker van algemene voorwaarden heeft u echter een informatieplicht. Deze plicht houdt in dat u de wederpartij een redelijke mogelijkheid moet bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Doet u dat niet, dan kan een consument ze eenvoudig van tafel krijgen door naar u de toverformule “Ik vernietig hierbij uw algemene voorwaarden” uit te spreken. De wet biedt een aantal manieren om aan deze verplichting te voldoen.
Stuk papier
Hoofdregel is dat algemene voorwaarden als stuk papier meegegeven moeten worden bij de offerte of het te tekenen contract. Als ze pas ná het sluiten van de overeenkomst gemeld worden, is dat te laat. Een vermelding op facturen heeft juridisch dus geen waarde. Het papier met daarop de voorwaarden mag gerust kleinere lettertjes hebben dan de offerte zelf, maar het moet wel leesbaar zijn. Ga dus niet net zo lang de lettergrootte verkleinen en marges inkrimpen tot alles op één vel A4 past, want ook onleesbare algemene voorwaarden zijn vernietigbaar met die toverformule.
Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel
Een vaak gebruikte maar vrijwel even vaak nutteloze zin is “Onze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel (of de griffie van de rechtbank) onder nummer 123456”. Sommige bedrijven vinden het professioneel staan, maar juridisch gezien heeft het meestal geen enkele waarde. De wet bevat een regeling voor ondernemers van wie echt niet verlangd kan worden dat zij elke keer de algemene voorwaarden meegeven. Bij een snoepautomaat is het bijvoorbeeld moeilijk voorstelbaar dat er een uitgeprint boekje bij elke kauwgombal zit. En bedrijven als Albert Heijn krijgen zo veel klanten dat deze meegeefplicht een onaanvaardbare papierverspilling zou opleveren.
Tenzij u net zo groot bent als Albert Heijn, heeft dit voor u geen nut. Sommige bedrijven vinden het professioneel staan, maar juridisch gezien heeft het geen meerwaarde. U bent namelijk goed in staat om de voorwaarden elektronisch ter beschikking te stellen. Depot bij de KvK is dan puur een extra en ontdoet u niet van de verplichting om de voorwaarden steeds zelf ter beschikking te stellen.
Elektronisch ter beschikking stellen
Wel kunt u als webwinkel profiteren van een andere wettelijke regel. U mag de algemene voorwaarden ook “langs elektronische weg ter beschikking stellen” zodat u geen stuk papier meer hoeft te hanteren. De wettelijke eis is dan dat u dit zodanig doet dat de wederpartij de algemene voorwaarden kan opslaan en de algemene voorwaarden toegankelijk zijn ten behoeve van latere kennisneming. U kunt op verschillende manieren aan de verplichting voldoen.
De makkelijkste twee manieren zijn:
• Plaats op de webpagina waar om definitieve bevestiging wordt gevraagd een link naar een PDF-document met de algemene voorwaarden. Wijs de klant er expliciet op dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn, bijvoorbeeld met de zin “Onze algemene voorwaarden zijn van toepassing” met een hyperlink naar dat PDF-document.
• Verwijs ingeval van SMS-diensten in het SMS-bericht en de advertenties voor de dienst naar het webadres waarop de algemene voorwaarden te vinden zijn.
Sommige webwinkels laten klanten zich éénmalig registreren. Het lijkt dan slim om op de webpagina waarop nieuwe klanten zich kunnen registreren een aanvinkvakje op te nemen met de tekst ‘Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’. Dat werkt bij webwinkels echter niet, omdat elke bestelling juridisch gezien een nieuwe overeenkomst is en de voorwaarden dus elke keer opnieuw moeten worden gemeld.
Wij raden u aan om ook een link naar de algemene voorwaarden op het voorportaal van de webpagina te plaatsen zodat de algemene voorwaarden ook na het sluiten van de overeenkomst eenvoudig zijn terug te vinden.
Enkele voorbeelden van hoe het niet moet:
• Laat de algemene voorwaarden niet in een pop-upvenster verschijnen. Een pop-upblocker blokkeert dan mogelijk het verschijnen van het venster. Daarnaast kan door een pop-upvenster ook een mogelijkheid om de algemene voorwaarden op te slaan, worden weggenomen.
• Plaats de algemene voorwaarden niet in een scrollvenster in een andere webpagina. De algemene voorwaarden zijn dan niet of erg moeilijk op te slaan. Wilt u dat per se toch, neem dan een link op naar een PDF-bestand met de tekst van de algemene voorwaarden. Geef tevens aan waar de klant een PDF-reader kan downloaden.
• Plaats de algemene voorwaarden niet in een Flash-animatie. De algemene voorwaarden zijn dan niet of erg moeilijk op te slaan.
• Het meesturen van de algemene voorwaarden bij de orderbevestiging per e-mail is te laat. De algemene voorwaarden worden dan na het sluiten van de overeenkomst ter hand gesteld.
Laat ICTRecht uw algemene voorwaarden opstellen.
