Een geheimhoudingsovereenkomst of non-disclosure agreement (NDA) biedt twee partijen de mogelijkheid om vertrouwelijke informatie uit te wisselen. In de NDA wordt afgesproken welke informatie geheim is, voor welk doel deze wordt verstrekt en wat de ontvangende partij wel en niet mag doen. Voor veel ondernemers is "een NDA tekenen" een routinekwestie voor men gaat praten. Maar er is niet één standaardtekst, elke NDA is (helaas) anders. Welke valkuilen zijn er om op te letten bij een NDA?
Doel van de NDA
Uitwisseling van vertrouwelijke informatie gebeurt met een doel, en dat doel moet dus duidelijk in de NDA zelf staan. Volsta niet met "partijen willen een gezamenlijke businessactiviteit ontplooien" of "partijen willen geheime informatie delen". Wat voor informatie? Wat voor activiteit? Waarom moet daarbij vertrouwelijke informatie worden gedeeld?
Een goede doelformulering is bijvoorbeeld "Partijen overwegen een samenwerking aan te gaan om het socialmediaplatform van partij A uit te breiden met de gezichtsherkenningssoftware van partij B". Hieruit lijkt duidelijk wie welke achtergrond heeft en wat voor soort informatie er te verwachten valt.
Reciprociteit van de NDA
Sommige NDA's zijn eenzijdig: alleen informatie van de ene partij is geheim, die van de andere partij niet. Dat is zelden redelijk. Eis daarom altijd dat NDA's tweezijdig gemaakt worden zodat zowel jij als de wederpartij vertrouwelijke informatie geeft én kan ontvangen.
Herkenbaarheid van vertrouwelijke informatie
Het liefst is informatie alleen gedekt als er "vertrouwelijk" of iets dergelijks op staat. Dat is voor iedereen het duidelijkst. Een clausule die bepaalt dat "alles" vertrouwelijk is, leidt al heel snel tot problemen want niet iedereen zal zich bewust zijn van het vertrouwelijke karakter van zomaar een mailtje.
Mondelinge informatie
Denk apart na hoe mondelinge informatie gedekt moet zijn. Deze is immers niet te voorzien van een stempel "geheim", dus hoe weet de ontvanger dat deze onder de NDA valt? Neem bijvoorbeeld op dat mondelinge informatie binnen 30 dagen schriftelijk bevestigd moet worden om gedekt te zijn.
Dekking naar werknemers of hulppersonen
Uit de NDA moet duidelijk worden wie de informatie mag ontvangen. Aan de strengste kant van het spectrum staat de clausule waarin bij naam de geautoriseerde ontvangers worden genoemd. Aan de andere kant wordt volstaan met "een ieder die een need to know heeft", het liefst wel met een toevoeging dat deze schriftelijk gebonden is aan een geheimhoudingsplicht.
Sommige bedrijven eisen in hun NDA dat de ontvangers van de wederpartij persoonlijk meetekenen. Dat kan, maar is juridisch totaal niet relevant. De NDA wordt tussen de bedrijven gesloten immers, en die ontvangers krijgen de informatie als werknemer. Daarmee zij zijn persoonlijk niet aansprakelijk voor eventuele lekken - alleen het ontvangende bedrijf is dat.
Geen verdere commitments
Een NDA is bedoeld om "aan elkaar te snuffelen" voordat je verder gaat met bijvoorbeeld een koopcontract, softwarelicentie of samenwerkingsovereenkomst. De doelomschrijving maar ook de andere clausules in de NDA mogen niet worden uitgelegd als een verplichting om zo'n andere overeenkomst aan te gaan.
Een typische foute formulering is "Partijen een samenwerking aangaan waarbij zij geheime informatie uitwisselen". Als men samenwerkt, dan moet er een samenwerkingsovereenkomst worden gemaakt en niet een geheimhoudingsovereenkomst. Natuurlijk kan een samenwerkingsovereenkomst geheimhoudingsbepalingen bevatten, maar de focus moet liggen op de samenwerking. Wie betaalt wat, wie doet wat en wie is waarvoor aansprakelijk.
Eigendom van informatie
Leg voor de zekerheid vast dat alle uitgewisselde informatie eigendom blijft van de verstrekkende partij, en dat men hooguit een beperkte licentie ontvangt voor het doel van de NDA (daarom moet dat doel zo goed geformuleerd zijn).
Voor "afgeleide" informatie (bewerkingen en uitbreidingen) is het goed een aparte regeling op te nemen. Als je een tekst krijgt en daar een paar hoofdstukken aan toevoegt, is dat dan "jouw" informatie of wordt de gehele nieuwe tekst eigendom van de verstrekker van het origineel?
Uitsluitingen van geheimhouding
Informatie kan op zeker moment zijn geheime status verliezen, bijvoorbeeld omdat deze in een openbare bron terecht komt of bij een derde te koop is. In die situaties is het niet langer redelijk dat de verplichtingen omtrent geheimhouding nog gelden. Door dit expliciet vast te leggen met een uitsluitingsclausule, voorkom je discussie over of de ontvanger die publieke informatie zelf nog wel geheim had moeten houden.
Het kan de moeite waard zijn daaraan toe te voegen dat informatie niet zijn geheime status verliest omdat individuele brokjes daarvan publiek zijn. Soms is de combinatie van op zich publieke informatie zelf al waardevol als geheime kennis.
Ook kun je een "residual" clausule opnemen waarin je bepaalt dat onbewust onthouden stukjes informatie die elders worden gereproduceerd, niet tellen als schending van de NDA. Zo voorkom je claims over een zin uit een geheim document die je later toevallig elders opneemt omdat deze in je achterhoofd was blijven hangen.
Regel afgifte aan autoriteiten
Soms is het nodig om in het kader van juridische procedures (zoals een onderzoek door een toezichthouder of Justitie) informatie af te geven aan de autoriteiten terwijl daar geheimhouding op rust. Er moet dan ook een uitzondering zijn die dit toestaat - maar wel geclausuleerd. Zo kun je bepalen dat de verstrekker moet worden geïnformeerd (als dat wettelijk toegestaan is) en een kans moet krijgen een kort geding tegen de afgifte te starten. Ook zou je kunnen opnemen dat de ontvangende partij zich moet inspannen om afgifte zo veel mogelijk te vertragen en beperken.
Deze clausule is wezenlijk anders dan de uitsluitingen van geheimhouding! Dat Justitie informatie wil hebben, betekent nog niet dat de informatie daarmee niet meer geheim is. Let dus op dat deze clausule niet in hetzelfde lijstje staat als de redenen waarin informatie zijn geheime karakter verliest.
Regel software en octrooien apart
Wanneer men software wil uitwisselen onder de NDA, moet daarvoor apart worden opgeschreven welk gebruiksrecht (licentie) men geeft. Anders kan de wederpartij zomaar claimen dat hij gerechtigd was de software te reverse engineeren of zelfs te verspreiden.
Wanneer je een mogelijk octrooieerbare uitvinding wilt delen onder NDA, zijn aparte octrooiclausules belangrijk om je rechten te beschermen.
Meer weten over de ins en outs van ICT-contracten? Bekijk ons cursusaanbod ICT-contracten.
Genereer een NDA
Met de juridische generatoren van ICTRecht kun je u eenvoudig en snel vanaf € 45,- ex. btw geheimhoudingsovereenkomst of andere juridische documenten opstellen.
> Maak eenvoudig uw geheimhoudingsovereenkomst
Laat je NDA screenen voor maar €85,-
Heb je zelf al een NDA opgesteld en wil je deze laten screenen? Wij kunnen dit binnen een werkdag voor je doen, voor maar €85,- per NDA. Dat kan voor zo'n scherpe prijs omdat we een uniek middel hebben: robot lawyer Lynn. Een digitale collega die op meer dan 14.000 NDA's is getraind en vrijwel feilloos ieder geheimhoudingscontract reviewt en aanpast waar nodig. Uiteraard rekening houdend met jouw wensen en bedrijfsbeleid. Door de snelheid van Lynn te combineren met de expertise van ICTRecht zijn wij in staat om iedere NDA binnen een werkdag te reviewen. Meer weten?
