Locatie Amsterdam
Jollemanshof 12
1019 GW Amsterdam
Telefoon
020 663 1941
E-mail
info@ictrecht.nl
KvK
34216164
BTW
NL8223.30.040.B01
Locatie Groningen
Leonard Springerlaan 35
9727 KB Groningen
Telefoon
050 209 34 99
E-mail
info@ictrecht.nl
KvK
68038712
BTW
NL857275835.B01
Locatie Brussel
Avenue Louise 65
1000 Brussel
Telefoon
+32 (0)2 535 77 55.
E-mail
info@legalict.com
Ondernemingsnummer
0696.909.465
BTW
BE 0696.909.465
Terug naar overzicht

Overheid maakt weinig werk van archivering websites

22 september 2014 Door

Decentrale overheden maken steeds meer gebruik van websites en van social media om hun inwoners in te lichten over allerlei relevante zaken. Er is daarbij niet alleen sprake van een toenemend gebruik, maar ook worden websites regelmatig aangepast en soms zelfs compleet vervangen.
Steeds vaker werpt dit de vraag op of deze (oude) websites en uitingen via social media volgens Nederlandse wet- en regelgeving gearchiveerd zouden moeten worden. Ook is het interessant om te weten wat hierbij de ervaringen zijn van overheidsorganisaties.

Om deze vragen te beantwoorden heeft Dr. Mr. Mathieu Paapst, wetenschappelijk adviseur bij ICTRecht en als universitair docent verbonden aan de Rijksuniversiteit Groningen, samen met twee onderzoeksstudenten onderzoek gedaan door middel van een literatuuronderzoek, en door middel van een kwalitatief onderzoek onder drie provincies in de vorm van interviews met experts (archivarissen, informatiemanagers en webmasters).

Uit het onderzoek, met de veelzeggende titel “we gaan onze website niet helemaal in brochure drukken”,  is gebleken dat er wettelijk is bepaald dat (beeldbepalende delen van) overheidswebsites blijvend bewaard moeten worden. En hoewel sociale media (zoals Twitter en facebook) in tegenstelling tot websites niet expliciet in de wet genoemd worden, beargumenteren de onderzoekers dat ook die uitingen onder de Archiefwet kunnen vallen en tenminste tien jaar bewaard moeten blijven.
De archiefbescheiden dienen, zodra ze ouder zijn dan twintig jaar, overgebracht te worden naar een archiefbewaarplaats, waarbij het voor een ieder vervolgens mogelijk moet zijn die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen. Inhoud en vorm van websites die nog geen 20 jaar oud zijn, moeten ingevolge art. 3 Archiefwet 1995 in goede, geordende en toegankelijk staat bewaard blijven door het overheidsorgaan dat verantwoordelijk is voor de bescheiden.
Samenvattend betekent dit dat websites blijvend bewaard moeten worden en ze, of ze nu ouder of jonger dan 20 jaar zijn, door een ieder kosteloos te raadplegen moeten zijn. Uit de praktijk zijn echter verhalen bekend dat overheden hun website juist laten vernietigen zodra er voor hun organisatie een nieuwe website is.

Uit de afgenomen interviews blijkt echter dat er binnen de drie provincies in ieder geval geen sprake is van archivering van websites, laat staan van archivering van sociale media. Vooral de archivarissen geven daarbij aan dat het zogeheten awareness-knowledge niet alleen bij de andere ambtenaren in hun organisatie ontbreekt, maar ook op bestuurlijk niveau. Verrassend genoeg bleek uit de interviews dat ook twee van drie geïnterviewde webmasters geen tot weinig awareness knowledge lijken te hebben ten aanzien van het onderwerp. Dit terwijl het, als (mede)verantwoordelijke voor de website en de online communicatie van de provincie, toch een functie is waar je dit zeker van zou verwachten.
Dat ontbreken van awareness knowledge lijkt vanuit het perspectief van de gehele organisatie de belangrijkste reden te zijn dat archivering achterwege blijft. De organisatie moet daarvoor immers allereerst begrijpen dat ze een bepaalde wet of beleid moeten uitvoeren. Daarom komt de organisatie niet toe aan de vervolgvraag, namelijk hoe deze wettelijke verplichting moet worden uitgevoerd.
De enkeling binnen zo’n organisatie die de kennis wel lijkt te hebben, is klaarblijkelijk niet in staat of niet bereid om het belang van de archivering van websites over het voetlicht te brengen bij de organisatie.

Klik hier voor het volledige onderzoek en voor de aanbevelingen.

Mathieu Paapst

Directeur ICTRecht Groningen

mr. dr. Mathieu Paapst is ICT-jurist en bestuurskundige, en is Algemeen directeur en mede-eigenaar van ICTRecht Groningen. In januari 2013 promoveerde hij op een bestuurskundig onderzoek naar de doorw­erking van open ICT-beleid (open source en open standaarden) binnen de aanbestedingspraktijk. Mathieu is lid van The International Association of Privacy Professionals (IAPP) en is Certified Information Privacy Manager (CIPM).

 


Er is één reactie

  1. Helder artikel. De situatie bij gemeentes is naar mijn mening wel verschillend ten opzichte van die van andere overheden. Naar onze inschatting heeft ongeveer de helft van de Nederlandse gemeentes al een voorziening voor het archiveren van websites. Provincies en centrale overheden lopen hierbij achter. In het rapport worden ook een aantal vragen gesteld ten aanzien van de techniek van het archiveren van websites. De ontwikkelingen op dit punt gaan snel, voor alle vragen zijn reeds antwoorden beschikbaar.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Uw persoonsgegevens gebruiken wij alleen voor het plaatsen en verwerken van uw reactie. Lees de privacyverklaring voor meer informatie