Update: vanaf 1 mei 2016 bestaat de VAR niet meer. Wat je nu kunt doen voor het inhuren van ZZP-ers lees je hier en hier.
Elke ondernemer komt er vroeg of laat mee in aanraking: personeel. U kan immers niet alles zelf doen, hoe graag sommigen dat zouden willen. Wanneer andere personen zich gaan inzetten voor uw onderneming zal er onherroepelijk iets veranderen. Ieder mens heeft zijn eigen wil en karakter en dat kan een enorme boost geven voor de onderneming. Met het gebruik maken van personeel komt ook een verantwoordelijkheid, opeens ben je werkgever (oeps!).
We onderscheiden twee verschillende manieren waarop men gebruik kan maken van personeel. Mensen kunnen in dienst zijn middels een arbeidsovereenkomst, tijdelijk of voor onbepaalde tijd. Of u huurt een zelfstandige professional in. In de eerste situatie spreekt men van een werkgever/werknemer verhouding en in de tweede situatie gaat het om een opdrachtgever/opdrachtnemer verhouding. Dit verschil heeft een aantal belangrijke gevolgen.
Als werkgever ben je ten eerste verplicht tot afdracht van loonheffingen en andere werkgeverspremies. Loonheffingen bestaat onder andere uit loonbelasting en premie volksverzekeringen. Als werkgever ben je zelf verplicht deze afdrachten te betalen dus een goede administratie is essentieel wanneer je personeel in dienst neemt.
VAR-verklaring
Wanneer je gebruik maakt van een ZZP-er of freelancer ligt de verantwoordelijkheid voor de afdracht van belastingen en premies onder omstandigheden niet bij u als opdrachtgever. Het is hiervoor wel van belang dat u van de ingehuurde professional een VAR-verklaring ontvangt. Een Verklaring Arbeidsrelatie wordt afgegeven door de belastingdienst nadat zij de werkzaamheden van de ZZP-er heeft gecontroleerd. Je bent als opdrachtgever niet verplicht belasting af te dragen indien:
- De omschrijving van het werk waar de opdracht op ziet overeenkomt met de omschrijving in de VAR (check de inhoud van de VAR dus ook altijd);
- De identiteit van de opdrachtnemer is vastgesteld (vraag dus altijd om een kopie van een geldig identiteitsbewijs);
- De werkzaamheden binnen de termijn van de VAR plaatsvindt (let op: een VAR wordt slechts voor een jaar uitgegeven en zal dus elk jaar opnieuw opgevraagd moeten worden).
Arbeidsovereenkomst vs. opdrachtovereenkomst
De manier van de relatie vastleggen van eigen personeel en een freelancer is verschillend. Met eigen personeel sluit u een arbeidsovereenkomst voorbepaalde of onbepaalde tijd. Een verhouding op basis van een arbeidsovereenkomst wordt beheerst door een aantal wettelijke eisen. Deze eisen zijn er voornamelijk voor om de werknemer te beschermen. Denk aan regels omtrent omslag en de beperking van het aantal opeenvolgende tijdelijke arbeidscontracten die u kan sluiten. Een arbeidsovereenkomst is gemakkelijk te maken via onze generator.
Zelfstandige professionals worden meestal voor een vooraf omschreven opdracht ingehuurd. Aangezien dit een overeenkomst is tussen twee professionele partijen gelden de regels rondom arbeidsovereenkomsten niet. In dit kader ligt het ook meer voor de hand om bepaalde prestaties af te spreken en deze personen daar ook op af te rekenen. De aansprakelijkheid van u als opdrachtgever kan veel verder beperkt worden dan als werkgever en de opzegtermijn is vrij te bepalen.
Let er wel op dat wanneer een ZZP-er bepaalde werken voor u gaat ontwikkelen, de rechten op deze werken expliciet moeten worden overgedragen. Dit zien wij in de praktijk vaak mis gaan bij programmeurs van software of designers van websites. Wanneer een werknemer werken ontwikkelt komen de rechten over het algemeen bij de werkgever te liggen.
Wat zijn belangrijke juridische aandachtspunten voor starters?
Je leest het in onze factsheet – Het recht voor startups!
Juridisch warenhuis JuriDox
