Inkoopvoorwaarden

Als u diensten afneemt, zullen uw leveranciers standaard elk hun eigen algemene voorwaarden hanteren. Dit kan al snel onoverzichtelijk worden, omdat die voorwaarden zelden uniform zijn. Steeds meer organisaties kiezen er dan ook voor om met inkoopvoorwaarden te werken, die voor alle leveranciers dan gelijk zijn.

Het is verleidelijk om uw inkoopvoorwaarden zo op te stellen dat u in de sterkst mogelijke positie zit: u hoeft pas te betalen als u tevreden bent (met drie maanden betalingstermijn), de leverancier is overal voor aansprakelijk, alle rechten komen u toe, en ga zo maar door. Maar welke leverancier gaat daarmee akkoord?

Goede inkoopvoorwaarden zoeken een balans tussen uw belangen en die van uw leveranciers. Daarbij is het de kunst om ook met de verschillende soorten ICT-diensten rekening te houden: een webhoster heeft andere diensten en andere belangen dan een grafisch designer of een tekstschrijver.

Daarnaast is altijd belangrijk om expliciet te regelen wiens voorwaarden gelden. Zowel inkoop- als verkoopvoorwaarden bevatten standaard clausules die de toepasselijkheid van voorwaarden van de wederpartij uitsluiten. Deze botsing (de battle of the forms) kan tot grote onzekerheid leiden mocht een conflict bij de rechter uitgevochten moeten worden.